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Dokumentenmanagement: Wie Sie Ihre Ablage clever organisieren

Häufig ist der Desktop zugepflastert mit Dingen, die man nicht unbedingt im tagtäglichen Arbeitsfluss benötigt. Einfache Tricks beim Dokumentenmanagement können Ihnen dabei helfen, Chaos in Ihrer digitalen Ablage zu vermeiden.

Gastbeitrag von Jürgen Kurz und Marcel Miller, Effizienz-Experten

Die Autoren Jürgen Kurz (links) und Marcel Miller.

Haben Sie sich auf Ihrem Desktop ein schönes Hintergrundbild eingerichtet – eine faszinierende Landschaft, ein Urlaubsbild oder ein Foto der Familie? Können Sie es noch erkennen oder ist Ihr Blick verstellt durch zahlreiche Dateien, die Sie dort abgelegt haben und schon länger sinnvoll sortieren wollten?

Häufig ist der Desktop zugepflastert mit Dingen, die mal eben kurz heruntergeladen wurden, die man schnell zur Hand haben will oder bei denen einfach die Idee fehlt, wo sie sich sinnvoll speichern und wiederfinden ließen.

So vergeudet man viel zu viel Zeit mit Suchen, starrt auf den Bildschirm, um die richtige Datei oder gar den Internet-Browser zu finden. Einfache, aber effiziente Tricks können Ihnen helfen, Chaos in Ihrer digitalen Ablage zu vermeiden.

Tipp 1: den Bildschirm unterteilen

Unterteilen Sie Ihre Arbeitsfläche in einzelne abgegrenzte Bereiche: Zum Beispiel in “Ordner”, “Bilder und Filme”, “Web-Links”, “Präsentationen” und “Programme”. Besonders hilfreich kann hier ein Programm wie Fences (deutsch: Zäune) sein. Das Programm “umzäunt” feste Bereiche, so dass Sie alles leicht wiederfinden. Es ordnet, wie in einem Kleiderschrank T-Shirts, Pullis und Hosen, Ihre Datei-, Ordner- und Verknüpfungs-Icons.

Tipp 2: mit Verknüpfungen arbeiten

Legen Sie einzelne Elemente immer nur an einem Platz ab, also entweder in Ihrer Ordnerstruktur oder auf dem Desktop. Sonst belegen Sie unnötig Speicherplatz. Mit Hilfe von Verknüpfungen (bei Mac “Alias”) können Sie sich Links aus der Ordnerstruktur für einen schnelleren Zugriff auf den Desktop setzen. So gewährleisten Sie, dass Sie immer mit der gleichen und aktuellen Version der Datei arbeiten.

Seite zwei: Tipp 3: Archivordner nutzen [1]Tipp 3: Archivordner nutzen

Müssen Sie dagegen alte Versionen aufbewahren, legen Sie entsprechende “Archiv-Ordner” an. Wenn Sie überholte Fassungen regelmäßig dort hinein kopieren, haben Sie die aktuelle Datei immer sofort zur Hand.

Tipp 4: Dateipfade vermerken

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, auf jedem Dokument den Dateipfad zu vermerken. Eine genaue Anleitung für die unterschiedlichen Dateiformate finden Sie zum kostenlosen Download unter www.für-immer-aufgeräumt.de/ekaizen3 [2]. So finden Sie und Ihre Kollegen und Mitarbeiter das Dokument garantiert wieder.

Tipp 5: eine feste Struktur für die gemeinsame Ablage schaffen

Apropos Kollegen und Mitarbeiter: Für eine gemeinsam genutzte Ablage müssen Sie eine Struktur erstellen, in der nicht nur Sie wichtige Dokumente wiederfinden, sondern auch alle anderen. Legen Sie in einem Teamtreffen eine sinnvolle Ablagestruktur fest, an die sich im Anschluss alle halten können. Eine einfache Struktur, die sich bewährt hat, ist folgende:

– In einem Allgemein-Ordner werden die Dateien gespeichert, die keiner Abteilung zugerechnet werden können, aber für die ganze Firma von Relevanz sind, zum Beispiel Logos, Mottos und Infos.

– In Projekt-Ordnern werden Dateien beispielsweise zu Großprojekten, die von mehreren Abteilungen bearbeitet werden, gespeichert.

– Dokumente zu Projekten, die ausschließlich innerhalb einer Abteilung bearbeitet werden, beispielsweise der Buchhaltung, werden in Abteilungs-Ordnern abgelegt.

– Jeder Mitarbeiter bekommt darüber hinaus einen eigenen, nach Namen sortierten Ordner (Nachname, Vorname). In diesen persönlichen Ordner kommen ausschließlich private Dinge. Auch Versionen oder Projekte, an denen Sie in der Regel alleine arbeiten, gehören in die gemeinsame Ablage, damit bei Krankheit oder Urlaub auch Ihre Kollegen darauf zugreifen können.

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Der Bestseller-Autor Jürgen Kurz (“Für immer aufgeräumt” und “Für immer aufgeräumt – auch digital”) ist Geschäftsführer der tempus GmbH und berät im deutschsprachigen Raum Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen.

Marcel Miller ist der Experte für digitale Effizienz. Er hat die Prinzipien der “Für immer aufgeräumt”-Methode zusammen mit Jürgen Kurz auf den digitalen Bereich übertragen. Als Key-Account-Manager, Senior Consultant und lizenzierter TEMP-Trainer liegen seine Schwerpunkte unter anderem in den Bereichen Zeitmanagement mit Outlook und Wissensmanagement mit OneNote.

Foto: Jürgen Kurz