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Notfallakte des Unternehmers: Damit Hinterbliebene handlungsfähig bleiben

Viele Unternehmer beschäftigen sich zu spät mit dem Sammeln von Notfalldokumenten, damit ihr Geschäft auch ohne sie fortgeführt werden kann. Vorsorgevollmacht, Pin-Nummern, Bankschließfächer, Patente etc. sollten frühzeitig in einer Notfallakte hinterlegt werden – sonst droht den Hinterbliebenen Handlungsunfähigkeit.

Gastbeitrag von Markus Sobau, Confina

Markus Sobau: “Die Macher zu Lebzeiten hinterlassen ein Chaos, wenn sie plötzlich tödlich verunglücken. Daher sollten Selbständige und Geschäftsführer oder Vorstände eine Notfallakte anlegen. Darin liegen Kopien der wichtigsten Dokumente.”

Der Notarzt gab nach 53 Minuten auf. Die Reanimation nach dem Verkehrsunfall blieb erfolglos.

Franz Herr (Name vom Autoren geändert) ist tot. Der 43-jährige Unternehmer aus der Nähe von Frankfurt verstarb auf der A5 an einem Mittwochmorgen.

Seine Witwe hat neben dem Schmerz um den Verlust ihres Mannes viel zu regeln. Doch die Mutter zweier schulpflichtiger Söhne verzweifelt. Weder findet sie Passwörter für Online-Bankkonten, noch hat sie Vollmachten [1] oder ein Testament [2] in Händen – dabei war ausgemacht, beides solle im Wohnzimmersekretär hinterlegt sein.

Witwe zahlungsunfähig

Als Folge ist die Witwe zahlungsunfähig – trotz Geld auf dem Konto. Die Frau kann weder Löhne für 29 Mitarbeiter bezahlen, noch die privaten Rechnungen überweisen. Parallel flattert eine Steuernachzahlung ins Haus – doch wo sind die Jahresabschlüsse der zurückliegenden drei Jahre?

Das was Bettina Herr erlebt, teilen viele Hinterbliebene von Geschäftsinhabern [3]. Die Macher zu Lebzeiten hinterlassen ein Chaos, wenn sie plötzlich tödlich verunglücken. Daher sollten Selbständige und Geschäftsführer oder Vorstände eine Notfallakte anlegen. Darin liegen Kopien der wichtigsten Dokumente.

Dazu zählen zu aller erst eine Vorsorgevollmacht [4] und Patientenverfügung [5]. Diese regeln, wer über welche Bankkonten verfügt und wann etwa eine Beatmungsmaschine abgestellt wird. Liegen dann noch Ehevertrag sowie Testament im Notfallordner, können Erben schnell ermittelt werden und sind somit handlungsfähig.

Notfallordner verhindert Handlungsunfähigkeit

Laut der Industrie- und Handelskammer (IHK) Cottbus ist es überdies sinnvoll, eine Telefonliste mit Nummern wichtiger Kunden, Lieferanten und Hausbanken in die Akte zu integrieren. Auch Kredite, Leasingverträge, Versicherungen, Jahresabschlüsse und Privatdarlehen sollten kopiert im Notfallordner liegen.

Schlussendlich sind Listen mit Passwörtern, PIN-Nummern, Bankschließfächern sowie Patente und Lizenzen, Grundstücke mit Grundbuchauszügen und ein Schlüsselverzeichnis hilfreich, um die Geschäfte möglichst ohne Reibungsverlust fortführen zu können.

Seite zwei: Bewusstsein für eigene Endlichkeit fehlt [6]

Doch die Realität sieht anders aus: Viele Chefs beschäftigen sich erst, wenn die Nachfolge ansteht – Studien gehen von einem Alter um die 67 Jahre aus – mit dem Sammeln der Notfalldokumente.

Nur sind Krankheiten und Unfälle eben nicht vorhersehbar und treffen auch viel zu oft Jüngere. Der Deutscher Industrie- und Handelskammertag (DIHK) geht davon aus, dass bundesweit in den kommenden Jahren allein mehr als 200.000 Arbeitsplätze vernichtet werden, weil Chefs sich nicht die Mühe machen, für ihren plötzlichen Todesfall rechtzeitig vorzusorgen.

Bewusstsein für eigene Endlichkeit fehlt

Meist fehlt das Bewusstsein für die eigene Endlichkeit: Die Chefs setzen sich nicht gerne mit dem Tod auseinander und ahnen nicht, was sie damit anrichten. Hinter jedem Mitarbeiter stehen Familien, womöglich mit Krediten für Eigenheime [7], die bezahlt werden müssen. Die Verantwortung ist groß – auch nach dem Tod.

Übrigens muss die Notfallakte nicht zwingend in Papierform vorliegen. Das Ganze als Digitalversion auf einen Stick zu hinterlegen und einer Person des Vertrauens (Notar, Ehepartner) zu übergeben, ist genauso sinnvoll und leichter mit Updates zu handeln.

Einen solchen Service bietet das Zentralregister der Bundesnotarkammer. Dort kann jeder über einen Notar beglaubigte Kopien hinterlegen oder direkt Dokumente hinterlegen lassen. Für eine Gebühr von 50 Euro sind Unterlagen gespeichert, für Notfälle stellt das Register einen Notfall-Ausweis mit Telefonnummer aus.

Autor Markus Sobau ist Gründer und Geschäftsführer des Mannheimer Finanzplaners Confina sowie IHK-zertifizierter Erbschaftsplaner und Generationenberater.

Foto: Confina