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Datenschutz: Worauf Maklerbetriebe nun achten müssen

Noch verbleiben ein paar Wochen bis zur Umsetzung der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Doch was betrifft den kleinen und mittelgroßen Finanzdienstleister wirklich?

Gastbeitrag von Volker H. Grabis, Deutsche Makler Akademie (DMA)

Volker H. Grabis: “Das Datenschutzgesetz wurde als Verbotsgesetz definiert, sodass es nur gewisse Ausnahmen gibt.”

Einige Passagen der neuen Verordnung klingen recht klar und eindeutig. So müssen Unternehmen, die mindestens zehn Mitarbeiter ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen, einen Datenschutzbeauftragten bestellen.

Doch was bedeutet in diesem Zusammenhang ständig? Als Synonym könnte man ununterbrochen sagen. In den “Alten-Hasen-Regelungen“, etwa zur Gewerbeerlaubnis nach Paragraf 34 i der Gewerbeordnung (GewO), wurde ununterbrochen wie folgt ausgelegt.

Selbstständige Vermittler [1] mit einer Erlaubnis nach Paragraf 34 c der GewO konnten sich in einer Übergangsregelung von der Sachkundeprüfung befreien lassen, wenn sie nachweisen konnten, mindestens drei Finanzierungen pro Jahr beraten zu haben.

Bezieht man sich auf diese Auslegung, sind alle Mitarbeiter, die wiederholt in ihrem Arbeitsprozess entsprechend Daten einpflegen, davon betroffen.

Datenschutzgesetz ist Verbotsgesetz

Gehören nur die angestellten Mitarbeiter zu diesem Personenkreis oder auch die arbeitnehmerähnlichen selbstständigen Handelsvertreter? Ein kleines Unternehmen kommt bei dieser Betrachtung sehr schnell auf zehn Mitarbeiter.

Das Datenschutzgesetz wurde als Verbotsgesetz definiert, sodass es nur gewisse Ausnahmen gibt, unter denen eine Erhebung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten zulässig ist.

Verbindlich können Sie unangenehme Situationen in Bezug auf die neue DSGVO [2] vermeiden, wenn Sie jede Handlung nach der DSGVO durch eine entsprechende Einwilligung des Betroffenen dokumentieren.

Einwilligung schon im Erstgespräch einholen

Wichtig dabei ist auf Folgendes zu achten: Die Einwilligung sollte vom Betroffenen für den bestimmten Fall, in informierter Weise und durch eine unmissverständlich abgegebene Willensbekundung stattfinden.

Da Sie diese Einwilligung benötigen, sobald Sie Daten [3] erheben, würde ich dieses grundsätzlich im Erstgespräch klären und dann bei jedem Einzelgeschäft separat erneuern. So vermeiden Sie die Diskussion um die Auslegung der Formulierung des bestimmten Falls.

Weiterhin würde ich in einer zusätzlichen Informationsbroschüre oder auf der Homepage auf die Grundsätze der Datenverarbeitung nach der DSGVO verweisen.

Seite zwei: Zweckbindung und  Datenminimierung

Die Zweckbindung und Datenminimierung steht für mich im krassen Gegensatz zu den Informationen, die unsere Vertragspartner über den Kunden wissen wollen. Dennoch sind auch Sie angehalten, die Datenmenge zu begrenzen.

Hinsichtlich der Speicherungszeit gibt es verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. Zunächst zählt die mögliche Vertragslaufzeit, wenn es zu einen Abschluss kommt.

Hier ist ein Blick ins Handelsgesetzbuch [4] (HGB) und die Abgabenordnung (AO) gut. Im Paragraf 257 des HGB sowie im Paragraf 147 der AO werden die Aufbewahrung von Unterlagen und deren Fristen definiert.

Rechte der Betroffenen

Spannend wird es bei den Rechten der Betroffenen. Das Recht auf Widerspruch oder Einschränkungsmöglichkeit der Einwilligung stellen keine Hürde da. Wie schaut es aber mit dem Recht auf Löschung der Daten [5] aus?

Ist die Verarbeitung unzulässig, steht einer sofortigen Löschung nichts im Wege. Gelöscht werden muss aber auch, wenn die Speicherung für die Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich ist. Haben Sie einen Maklerauftrag, ist eine Speicherung während des bestehen dieses Vertrages unverzichtbar.

Fazit: Auch die DSGVO fordert den Unternehmer auf, sich über die eigene Arbeitsweise und die Strukturen Gedanken zu machen und sich durch entsprechende Schulungen zu informieren. Nur so lassen sich künftig teure Bußgelder vermeiden.

Autor Volker H. Grabis ist Produktmanager und Trainer Bausparen / Immobilien der DMA.

Die Deutsche Makler Akademie bietet zum Thema Datenschutz Online-Seminare [6] an.

Fotos: DMA, Shutterstock

 

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