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Vermieter: Was bei der Nebenkostenabrechnung zu beachten ist

Die Nebenkostenabrechnung macht bis zu 40 Prozent der Gesamtmiete aus und ist damit ein erheblicher Kostenfaktor. Trotzdem weist jede zweite Abrechnung Fehler auf. Worauf Vermieter bei der Erstellung achten sollten, erklärt die Düsseldorfer Plusforta GmbH.

Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung erfordert absolute Genauigkeit um teure Formfehler zu vermeiden.

Auf dem Online-Portal vermietsicher.de liefern die Immobilienexperten von Plusforta die Antwort auf die Frage was beachtet werden sollte, um Formfehler bei der Nebenkostenabrechnung [1] zu vermeiden.

1. Nebenkosten im Mietvertrag

Den Experten zufolge dürfen nicht beliebig jegliche Kosten als Nebenkosten abgerechnet werden, da sich beispielsweise Reparaturen oder der eigene Verwaltungsaufwand nicht auf den Mieter [2] umlegen lassen.

Welche Betriebskosten umlagefähig seien, sei in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgehalten. Dabei genüge ein Hinweis im Mietvertrag um festzulegen, dass der Mieter für die Betriebskosten aufkommt.

Mit dieser Aussage werde automatisch ein Bezug zur BetrKV hergestellt. Sollten weiter Betriebskosten in den Zuständigkeitsbereich des Mieters fallen, so sei eine Nennung im Mietvertrag unter “Sonstige Betriebskosten”  notwendig.

2. Nachvollziehbarkeit herstellen

Es sei für Vermieter [3] zwingend notwendig, dass die Nebenkostenabrechnung überprüfbar bleibt, da für den Mieter unverständliche Posten in der Regel ungültig werden.

Für eine korrekte Abrechnung ist laut Plusforta eine vollständige und transparente Darstellung der Zusammensetzung der Gesamtkosten ebenso wichtig wie eine verständliche Angabe des Schlüssels für die Umlage der Kosten auf den Mieter.

Weiterhin sei auch die Angabe des Mieteranteils, der über den jeweiligen Anteil des Mieters an den Kosten für Müllabfuhr, Hausmeister und Ähnliches informiert, unverzichtbar. Außerdem müssen bereits geleistete Vorauszahlungen in der Abrechnung berücksichtigt werden.

Seite zwei: Verteilung der Heizkosten [4]

3. Verteilung der Heizkosten

Für die Heizkosten gelte es, sich nach den gesetzlichen Vorgaben zu richten. Nach Verbrauch dürfen mindestens die Hälfte, höchstens jedoch 70 Prozent der Heizkosten abgerechnet werden.

Nach Paragraf sieben der Heizkosten-Verordnung müsse der restliche Anteil nach Wohnfläche aufgeteilt werden. Halte der Vermieter [5] sich nicht daran, sei der Mieter zur Kürzung der Heizkosten berechtigt.

4. Datum und Zeitraum

Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter gemäß Paragraf 556, Absatz drei des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) maximal zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen.

Werde diese Frist versäumt, sei die Abrechnung unwirksam. In diesem Fall müsse der Vermieter [6] nachweisen, dass seine Verspätung weder absichtlich noch fahrlässig herbeigeführt wurde, um eine eventuelle Nachforderung durchzusetzen.

Der Zeitraum der Nebenkostenabrechnung müsse zwölf Monate betragen, ginge er darüber hinaus, sei dies als Formfehler zu werten. Auch dies würde bedeuten, dass der Mieter Nachforderungen nicht nachkommen müsse.

“Schnell hat sich ein auf den ersten Blick kleiner Formfehler eingeschlichen, der dann aber dafür sorgt, dass die gesamte Nachforderung ungültig ist und man als Vermieter [7] auf einer verhältnismäßig großen Geldsumme sitzen bleibt“, warnt Robert Litwak, Geschäftsführer der plusForta GmbH, nochmals. (bm)

Foto: Shutterstock

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