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Datenschutz: Selbstverpflichtung bringt Versicherer in Zeitnot

Die Zeit drängt: 122 Versicherer müssen bis Jahresende die freiwillige Selbstverpflichtung zum Datenschutz, den Code of Conduct (CoC), umgesetzt haben. Einige Häuser werden dies nicht rechtzeitig schaffen, warnt das Software- und Beratungshaus PPI. Insbesondere die Regelungen zum Sperren und Löschen der Kundendaten verursachten große Aufwände, so PPI.

Komplizierter Datenschutz: Bei PPI wird bemängelt, dass es in den Häusern kaum Konzepte gebe, die unterschiedlichen gesetzlichen und geschäftsbedingten Aufbewahrungsfristen zu erfüllen und gleichzeitig die Arbeitsfähigkeit der Fachbereiche sicherzustellen.

Bei einigen Gesellschaften sei schon jetzt klar, berichtet PPI, dass sie die organisatorischen und IT-technischen Maßnahmen nicht rechtzeitig vollständig umsetzen können. “Der Umfang wurde von vielen Versicherern unterschätzt”, sagt Ulrich Kusch, Managing Consultant und Versicherungsexperte von PPI. “Besonders die Regelungen zum Sperren und Löschen der Kundendaten verursachen große Aufwände und beanspruchen fast drei Viertel des Zeitbudgets”, betont Kusch.

PPI: Big-Data-Sammeln widerspricht Code of Conduct

Die deutschen Versicherer verfügen über unzählige Kundendaten. Angereichert mit Informationen aus den sozialen Medien, Kundenkarteien, Internetforen und Befragungen würden diese vielfach als “eine große Big-Data-Masse gespeichert”, erklären die IT-Experten. Doch dieses Datensammeln wiederspricht dem CoC, der die Versicherer zu Datensparsamkeit im Umgang mit Kunden verpflichtet.

So müssen beispielsweise Daten nach Vertragsende gelöscht werden. Wenn dies aus “gesetzlicher, vertraglicher oder fachlicher Pflicht nicht möglich ist, müssen die Daten zumindest gesperrt werden”, heißt es bei PPI.

Richtiger Umgang mit Kundendaten in der Praxis oft schwierig

Doch der richtige Umgang mit Kundendaten gestaltet sich in der Praxis oftmals schwierig, da es aus Sicht der Berater keine einheitlichen Regeln über die verschiedenen Sparten und Fälle hinweg gibt. “Bestimmte Informationen müssen oder dürfen länger gespeichert werden als andere”, geben die Experten zu bedenken – und teilweise widerspreche der CoC sogar gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Bei PPI wird bemängelt, dass es in den Häusern kaum Konzepte gebe, die unterschiedlichen gesetzlichen und geschäftsbedingten Aufbewahrungsfristen zu erfüllen und gleichzeitig die Arbeitsfähigkeit der Fachbereiche sicherzustellen.

Seite zwei: Versicherer sollten nach schnellen Lösungen suchen [1]

Angesichts des nahenden Fristablaufs empfehlen die Hamburger IT-Experten der Branche, “vorrangig nach schnellen Lösungen” zu suchen. “Die in Zeitnot geratenen Versicherer sollten ein Zwischenfazit ziehen und nach Einsparpotenzialen suchen”, empfiehlt Berater Kusch. Eine vollständige Umsetzung in der IT sei nicht immer nötig, so könnten einzelne Anforderungen auch organisatorisch erfüllt oder im Rahmen der Regeln “weniger stringent” ausgelegt werden.

Data Warehouses in Ordnung bringen

Oftmals helfe es auch, das Projekt “durchdachter anzugehen”. Kusch empfiehlt, ein Regelwerk mit Sperr- und Löschkonzept zu erstellen, in dem die wichtigsten Grundlagen und Fristen zusammengefasst werden. Viele der nötigen Schritte ließen sich dann durch Automation beschleunigen.

“Es bietet sich auch an”, fährt Kusch fort, “endlich für Ordnung in bestehenden Data Warehouses und Business-Intelligence-Systemen zu sorgen. Durchdachte systematisierte Löschprozesse sparen auf Dauer Zeit und Geld. Ressourcen für das Kerngeschäft werden frei.”

285 Unternehmen sind Code of Conduct beigetreten

Bis Ende März 2015 haben sich insgesamt 285 Versicherer und Pensionskassen beim Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) [2] zur Einhaltung der strengen Datenschutzregeln verpflichtet. Fast die Hälfte von ihnen war bereits bei der Gründung Anfang 2013 mit dabei. Diese Vorreiter müssen die Umsetzungsarbeiten bereits bis Jahresende abgeschlossen haben. Alle anderen haben noch ein paar Jahre mehr Zeit. (lk)

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