Seit dem 1. August ist es möglich, ohne persönliches Erscheinen vor einem Notar digital eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG) zu gründen. Welche Vorteile bietet die Online-Beurkundung?
König: Das notarielle Online-Verfahren transferiert das bewährte Beurkundungs- und Beglaubigungsverfahren bei einfach gelagerten Fällen in eine zeitgemäße und sichere digitale Umgebung. Der große Vorteil liegt darin, dass der Aufwand für die Anreise zum Notar entfällt. Dies kann insbesondere bei mehreren Beteiligten, die nicht alle an einem Ort wohnen, erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse bedeuten. Neben der Gründung sind nun zusätzlich auch sämtliche Anmeldungen zum Handels-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregister bequem online möglich. Gerade Personen, die häufig Registeranmeldungen durchführen müssen, werden insoweit von dem Online-Verfahren profitieren, denn diese zumeist einfachen Verwaltungstätigkeiten können nun ohne Besuch beim Notar komfortabel direkt vom Schreibtisch aus erledigt werden.
Welche Nachteile sehen Sie bei der Online-Gründung?
König: Der Kontakt mit dem Notar findet bei dem Online-Verfahren nur noch digital statt. Das auf einer Plattform der Bundesnotarkammer durchgeführte strukturierte Verfahren, welches im Wesentlichen per Videokonferenz durchgeführt wird, empfiehlt sich für einfach gelagerte Standardfälle. Gerade während der letzten Jahre haben wir jedoch alle erfahren können, wie wichtig und bereichernd die persönliche Begegnung und der persönliche Austausch sein können. Eine Videokonferenz kann die Atmosphäre eines Beratungsgespräches in Gegenwart der Beteiligten nicht ersetzen und ist daher nicht in allen Fällen ein geeigneter Ersatz für einen Präsenztermin bei dem Notar. Ein persönliches Gespräch und das gegenseitige Kennenlernen vor Ort eignen sich aus meiner Sicht deutlich besser, um etwaige Besonderheiten des Einzelfalles erkennen zu können, maßgeschneiderte Lösungen für komplexere Anliegen zu finden und auf die individuellen Bedürfnisse gerade unerfahrener Beteiligter eingehen zu können.
Wie genau funktioniert die Online-Gründung?
König: Das notarielle Online-Verfahren ist dem Präsenzverfahren nachgebildet. Grundlage ist eine speziell dafür entwickelte internetbasierte Videokonferenz-Plattform, welche die sichere Kommunikation zwischen Notar und den Beteiligten gewährleistet. Die Beteiligten melden sich zunächst bei der Plattform an und kontaktieren darüber ihren Notar. Alternativ kann ein Notar auch einen Einladungslink für das Online-Verfahren an die Beteiligten versenden. Über das System werden dann die Entwürfe ausgetauscht und im Rahmen einer Videokonferenz beurkundet. Die Identifikation der Beteiligten und die digitale Unterschrift erfolgen mittels Personalausweis mit eID Funktion und Smartphone, welches die auf dem Chip des Ausweises befindlichen Daten kontaktlos auslesen kann. Darüber hinaus kann zusätzlich noch ein Reisepass nötig sein, wenn sich das Passbild aus dem Personalausweis noch nicht elektronisch auslesen lässt (Ausgabe vor September 2021).
Um das System nutzen zu können, benötigen die Beteiligten einen PC oder Laptop oder ein Tablet mit Webcam, ein Smartphone mit der frei erhältlichen Notar-App und einen geeigneten Ausweis.
Wie hoch sind die Kosten?
König: Neben den in jedem Fall zu erhebenden Gebühren für die Beurkundung bzw. die Beglaubigung wird eine zusätzliche Pauschale von 25 Euro pro Beurkundungsverfahren und acht Euro pro Beglaubigungsverfahren fällig.
Gibt es mögliche Risiken? Und wie lässt sich die Identität des Antragstellers beziehungsweise Gründers zweifelsfrei feststellen?
König: Die von der Bundesnotarkammer bereitgestellte Plattform für das Online-Verfahren wurde unter Berücksichtigung höchster Sicherheitsstandards entwickelt, sodass diese als sicher gelten kann und Sicherheitsrisiken weitestgehend ausgeschlossen sein dürften.
Für die Identitätsfeststellung und Verifizierung wird auf die seit 2010 vorhandene eID Funktion des Personalausweises zurückgegriffen. Diese ermöglicht es, die Daten und das Passbild des Beteiligten kontaktlos per Smartphone von dem Chip des Personalausweises bzw. des Reisepasses auszulesen. Voraussetzung ist, dass die eID Funktion des Personalausweises aktiviert ist und der Beteiligte den Auslesevorgang durch Eingabe der PIN freigibt. Das Verfahren ist dementsprechend nicht mit einer einfachen Videoidentifikation zu vergleichen, sondern ein mehrstufiger Authentifizierungsprozess, der größtmögliche Identitätssicherung gewährleistet.
Der Einsatz technischer Mittel bringt natürlich ein gewisses Ausfallrisiko mit sich. Daher kann nicht gänzlich ausgeschlossen werden, dass ein bereits begonnenes Online-Verfahren nicht abgeschlossen werden kann, weil bspw. die Internetverbindung eines Beteiligten nicht stabil ist.
Sind Gründungen auch aus dem europäischen Ausland möglich? Und wie sieht es etwa mit den britischen Inseln aus?
König: Gründungen aus dem Ausland sind möglich, und zwar unabhängig davon, ob sich der oder die Gründer im EU-Ausland oder anderswo auf der Welt, bspw. auch auf den britischen Inseln, befindet. Bürgerinnen und Bürger anderer Staaten können das System ebenfalls nutzen, soweit ihr Ausweis über eine entsprechende elektronische Identifikationsfunktion mit „hohem“ Sicherheitsgrad verfügt, was bereits in vielen EU-Staaten der Fall ist.
Ist die Online-Möglichkeit auf die GmbH-Gründung begrenzt oder lassen sich auch Geschäftsführerwechsel vom Schreibtisch aus vornehmen?
König: Neben GmbH/UG-Gründungen können nun sämtliche Anmeldungen zum Handels-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregister online abgewickelt werden. Somit lassen sich auch Geschäftsführerwechsel bequem vom Schreibtisch aus zum Handelsregister anmelden.
Müssen alle Notare das neue System anbieten?
König: Ja, jeder Notar ist verpflichtet, das notarielle Online-Verfahren anzubieten. Allerdings ist nicht jeder Notar für jede auf diesem Weg durchgeführte Beurkundung oder Beglaubigung zuständig. Ein solches Verfahren kann nur dann von einem Notar durchgeführt werden, wenn dessen Inhalt einen örtlichen Bezug zu dem Amtsbereich des Notars hat. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die zu gründende Gesellschaft den Sitz am Ort des Notars haben soll oder einer der Gesellschafter vor Ort lebt.
Welche Trends sehen Sie? Werden demnächst noch andere Notariatsleistungen online verfügbar sein?
König: Das Notariat wird zunehmend digital und geht so mit dem Zeitgeist. So wurde erst kürzlich das Urkundenverzeichnis digitalisiert und ein elektronisches Urkundenarchiv geschaffen, in dem sämtliche Urkunden 100 Jahre in digitaler Form aufbewahrt werden.
Wenn sich das Online-Verfahren erwartungsgemäß bewährt, sind sicherlich noch weitere Anwendungsfelder denkbar und sinnvoll. Die Weichen dafür sind entsprechend gestellt. Bereits ab August 2023 werden Sachgründungen und Änderungen des Gesellschaftsvertrages einer GmbH, einschließlich Kapitalerhöhungen, sowie Anmeldungen zum Vereinsregister im Wege des Online-Verfahrens möglich sein. Ich bin überzeugt und hoffnungsfroh, dass dies nicht das Ende der Entwicklungen sein wird.
Die Fragen stellte Jörg Droste, Cash. Steffen König ist Partner, Rechtsanwalt und Notar bei FPS am Standort Berlin. Vor seinem Eintritt bei FPS hat Herr König in einer internationalen Großkanzlei viele Jahre M&A-Transaktionen, Venture Capital Investments, Joint Ventures und gesellschaftsrechtliche Strukturierungen betreut.
