ERP-Systeme als Taktgeber der Digitalisierung

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Von mittelständischen Unternehmen bis hin zu weltweit agierenden Konzernen eingesetzt, sind sogenannte Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) der zentrale Baustein vieler IT-Systemlandschaften weltweit.

Die Covid-19-Pandemie hat Deutschland und die Unternehmen völlig überrascht. Unterschiedliche Branchen sind dabei unterschiedlich stark betroffen, aber eins eint alle Bereiche: der Druck des Marktes zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse und der unternehmensinternen wie übergreifenden Kollaboration. Gastbeitrag von Jens Hinkelmann und Andreas Palsbröker, Rödl & Partner

Die Pandemie hat die Digitalisierung der Geschäftsprozesse nicht hervorgerufen, aber im letzten Jahr besonders in den Mittelpunkt gerückt. Um als Unternehmen dynamisch auf Veränderungen eingehen und mit kurzfristig auftretenden Herausforderungen der globalen Wirtschaft umgehen zu können, bedarf es flexibler und effizienter Unternehmensprozesse. Dabei fungiert die Digitalisierung als ein Werkzeug zur Gestaltung ebensolcher Prozesse. Manuelle, redundante und langsame Prozesse sollen abgelöst, beschleunigt oder automatisiert werden, umso die Effizienz des Gesamtunternehmens zu steigern. In der Vielzahl der am Markt verfügbaren Lösungen vergessen Unternehmen häufig, dass sie ein mächtiges Werkzeug zur Digitalisierung im Unternehmen meist schon im Einsatz haben: ihr ERP-System.

Von mittelständischen Unternehmen bis hin zu weltweit agierenden Konzernen eingesetzt, sind sogenannte Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) der zentrale Baustein vieler IT-Systemlandschaften weltweit. ERP-Systeme sind betriebswirtschaftliche Softwarelösungen – zum Beispiel von Anbietern wie SAP oder Microsoft – zur Steuerung von Geschäftsprozessen. Ihre Aufgabe ist die unternehmensweite Integration aller Hauptgeschäftsprozesse in ein ganzheitliches System. Die Verzahnung der wichtigsten Prozesse miteinander ermöglicht frühzeitige bedarfsgerechte und zielgerichtete Ressourcen- und Unternehmenssteuerung. Das ERP-System dient somit als Herzstück der Unternehmenssteuerung, welches zusätzlich über Schnittstellen durch Spezialsysteme ergänzt werden kann. Dadurch können sich Unternehmen auf die für sie wichtigen Schwerpunkte konzentrieren.

In der Betrachtung als Digitalisierungswerkzeug nimmt das ERP-System eine zentrale Rolle im Unternehmen als Taktgeber und Ankerpunkt aller Unternehmensprozesse ein. Da ERP-Systeme für gewöhnlich sehr langfristig genutzte Werkzeuge im Unternehmen sind, durchlaufen sie häufig mehrere evolutorische Innovationszyklen bis sie, nach vielen Jahren, durch ihren eigenen Nachfolger oder eine Alternativlösung abgelöst werden. Durch diese inkrementelle Weiterentwicklung werden Prozesse aber selten in ihrer Gänze und Interaktion untereinander hinterfragt. Gerade im Kontext der Digitalisierung ist dies aber unumgänglich. Effizienz und Struktur der Prozesse sind die Schlüssel zur Gestaltung eines digitalen Unternehmens.

Sichern des Projekterfolges

Eine ERP-Einführung ist ein komplexes, häufig aufwändiges und langwieriges IT-Unterfangen: Prozesse und Datenflüsse im Unternehmen müssen durchdacht und in strukturierter Form in ein System gebracht werden. Fehler in der Anforderungsdefinition und der Implementierung führen zu Problemen im Unternehmensablauf. Eine gewissenhafte und hochkonzentrierte Aufnahme aller Anforderungen ist die Grundlage eines ERP-Einführungsprojektes, um möglichst viele Probleme von vornherein ausschließen zu können. Auch der Faktor Mensch – also die Mitarbeiter – dürfen nicht vergessen werden. Unternehmen sollten deshalb verschiedene Punkte beachten und typische Fallstricke bewusst umgehen, um mit der Einführung eines neuen ERP-Systems die gesteckten Ziele zu erreichen und die eigene Digitalstrategie umzusetzen.

Um die Risiken einer Einführung des ERP-Systems so gering wie möglich zu halten, bedarf es der Unterstützung erfahrener Partner am Markt. Diese unterstützen und implementieren zum Beispiel die bekannten ERP-Systeme Microsoft Dynamics 365 und SAP S/4HANA bei ihren Kunden.

Aus der jahrelangen Projekterfahrung entwickelten wir für die Einführung von Microsoft Dynamics 365 „Rödl Evolve“, eine Methodik, die eine schnelle und erfolgreiche Implementierung gewährleistet. In den vier Phasen wird zunächst ein Grundstein für das Projekt gelegt und das System mit einem standardisierten und gleichzeitig passgenauen 360-Grad-Paket implementiert. Die Key User arbeiten bereits früh im Projekt praktisch im System, während Change Requests für individuelle Anpassungen parallel definiert werden. In der letzten Phase findet der Feinschliff statt, sodass einem zügigen „Go Live“ nichts im Wege steht.

Parallel zur Implementierung von beispielsweise Microsoft Dynamics oder SAP S/4HANA wird das Projektergebnis bei uns durch die Beteiligung interner IT-Auditoren gesichert. Diese machen unabhängig transparent, wie sowohl gesetzliche Vorgaben als auch vertraglich vereinbarte Bestandteile eingehalten werden.

Von der Theorie in die Praxis: Wo stehen Unternehmen?

Die Pandemie hatte Einfluss auf IT-Großprojekte, obwohl die Auswirkungen branchenabhängig sind: Viele Kunden mussten ihre Projekte pausieren oder nach hinten schieben, während andere Bereiche 2020 die SAP S/4 HANA-Umstellung gepusht haben. Die Krise zeigt, dass veraltete Geschäftsprozesse innerhalb kürzester Zeit verändert werden müssen, um schnell und agil neue Anforderungen bewältigen zu können. Um weiterhin am Markt Bestand zu haben, muss die Steuerung von Unternehmensprozessen unabhängig vom Aufenthaltsort aufrechterhalten werden können. Nur so kann zeitnah auf kurzfristig auftretende Disruptionsereignisse reagiert werden. Das mussten viele Unternehmen im vergangenen Jahr lernen.

Auch deshalb wollen viele zurück zu erprobten und effizienten Standardprozessen. Das lässt sich unter anderem an den Ergebnissen der diesjährigen Studie „S/4HANA-Umstellung“ vom Marktforschungsunternehmen Lünendonk & Hossenfelder ableiten: So hat sich die Tendenz bei der Wahl des Migrationsansatzes von SAP R/3 zu S/4HANA innerhalb eines Jahres stark verändert: Die Ergebnisse zeigen, dass sich die Anzahl der Unternehmen, die einen Brownfield-Ansatz – die Übertragung von Bestandstrukturen und Prozessen ins neue System – verfolgen, knapp halbiert hat und mehr Unternehmen den Greenfield- Ansatz verfolgen – die vollständige Neuimplementierung von Prozessen und Strukturen. Der auf den ersten Blick attraktive Business Case, bekannte und im Unternehmen akzeptierte Prozesse auch im neuen System abzubilden, birgt das Risiko historisch gewachsene Prozesse weiterzutragen und so die Gelegenheit zu verpassen, eine schlankere und effizientere Prozesslandschaft zu gestalten. Viele Unternehmen nutzen also die bereits dargestellte Chance des Technologiewechsels für eine Überprüfung ihrer gesamten Prozesskette. Einer der großen Antreiber der Projekte ist somit die Rückkehr zum Best Practice-Standard.

Schlussbemerkung

Die Erfahrungen zeigen, wie schnell eine Pandemie das Leben und die Wirtschaft verändern kann. Plötzlich ist es notwendig, Geschäftsprozesse innerhalb kürzester Zeit anzupassen, virtuelle Arbeitsräume zu schaffen und die Organisation mittels digitaler Instrumente zu befähigen und aufrecht zu erhalten. Die Möglichkeit des Zugriffes aus der Distanz und somit eine leistungsstarke IT-Infrastruktur ist die Basis für erfolgreiches Krisenmanagement. Dabei bildet ein leistungsfähiges, adaptierbares ERP-System das Herzstück der Unternehmenssteuerung und somit die Grundlage für den Geschäftserfolg. Es ist Zeit zu agieren, auch oder gerade in schwierigen Zeiten.

Jens Hinkelmann ist seit fünf Jahren bei Rödl & Partner als Leiter für den Bereich Unternehmens- und IT-Beratung verantwortlich. Andreas Palsbröker ist Geschäftsführer der Rödl Dynamics GmbH und verantwortet die Bereiche Microsoft Dynamics Business Applications.

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