Einmal im Jahr sorgt die Nebenkostenabrechnung für Spannung – nicht selten mit finanziellen Folgen. Nachzahlungen von mehreren hundert Euro sind keine Seltenheit. Angesichts gestiegener Energie- und Betriebskosten entwickelt sich die sogenannte zweite Miete für viele Haushalte zu einer spürbaren Belastung.
„Umso wichtiger ist es, die jährliche Abrechnung genau zu prüfen“, rät Sabine Brandl, Juristin der Ergo Rechtsschutz Leistungs-GmbH. Immer wieder finden sich darin Posten, die nicht umlagefähig sind, etwa Verwaltungskosten oder Instandhaltungsrücklagen. „Auch Rechenfehler, falsche Wohnflächenangaben oder verpasste Fristen durch den Vermieter können zu ungerechtfertigten Nachforderungen führen“, so Brandl.
Typische Streitpunkte sind zudem falsche Verteilerschlüssel oder formale Mängel. „Nach Paragraf 556 BGB muss die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein“, erklärt Brandl. Für das Jahr 2025 bedeutet das: Die Abrechnung muss bis zum 31. Dezember 2026 vorliegen.
Geht die Abrechnung später ein, verliert der Vermieter grundsätzlich seinen Anspruch auf eine Nachzahlung. Eine Ausnahme gilt nur, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat, etwa weil ein Energielieferant verspätet abrechnet. Ein mögliches Guthaben muss der Vermieter auch bei Fristversäumnis auszahlen.
„Weitere typische Fehlerquellen sind unklare Kostenbezeichnungen, die Abrechnung nicht angefallener Leistungen oder unplausible Kostensteigerungen im Vergleich zum Vorjahr“, erklärt die Ergo-Rechtsexpertin. Häufig fehlen zudem Pflichtangaben wie der Abrechnungszeitraum oder eine nachvollziehbare Gesamtkostenaufstellung.
Eine formell ordnungsgemäße Abrechnung muss unter anderem die Gesamtkosten für das Gebäude, den verwendeten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils für die jeweilige Wohneinheit sowie den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen ausweisen. Erst dann können Mieter die Forderung sachlich prüfen.
Systematisch prüfen und Belege einsehen
Mieter sollten zunächst kontrollieren, ob die Abrechnung fristgerecht eingegangen ist und alle erforderlichen Angaben enthält. Anschließend lohnt sich der Vergleich mit der Abrechnung des Vorjahres. Deutliche Kostensteigerungen bei einzelnen Positionen können ein Hinweis auf Fehler sein.
„Welche Kosten sind stark gestiegen? Bei Auffälligkeiten haben Mieter das Recht auf Belegeinsicht beim Vermieter“, so Brandl. Nur mit Einsicht in Rechnungen und Verträge lässt sich klären, ob die angesetzten Beträge tatsächlich entstanden sind. Ebenso wichtig ist die Frage, ob alle aufgeführten Positionen laut Mietvertrag und Betriebskostenverordnung umlagefähig sind und ob die zugrunde gelegte Wohnfläche korrekt ist.
Unterstützung kann eine Rechtsschutzversicherung bieten. „Bereits durch die behauptete mangelhafte Abrechnung ist ein Rechtschutzfall gegeben und die Rechtsschutzversicherung übernimmt die Kosten“, erklärt Brandl. Vor der Beauftragung eines Anwalts sollten Versicherte jedoch eine Deckungszusage einholen.
Widerspruch fristgerecht einlegen
Wer Fehler feststellt, sollte zeitnah reagieren. „Mieter haben nach Erhalt der Abrechnung ein Jahr Zeit, um Widerspruch einzulegen“, erklärt die Expertin. Der Widerspruch muss schriftlich erfolgen und die beanstandeten Punkte konkret benennen.
Unabhängig davon bleibt eine Nachforderung zunächst innerhalb von 30 Tagen fällig. Bei Zweifeln empfiehlt es sich, den Betrag unter Vorbehalt zu zahlen und die Abrechnung parallel prüfen zu lassen. Führt der Widerspruch nicht zum Erfolg, können Mietervereine oder spezialisierte Beratungsstellen bei der außergerichtlichen Klärung unterstützen. „In komplexen Fällen oder bei hohen Streitwerten kann rechtlicher Beistand die beste Lösung sein“, so Brandl.
