Arbeitsprozesse optimieren in vier Schritten

Effizienz statt Chaos im Büro – schon mit ein paar einfachen Schritten können Sie dazu beitragen, Zuständigkeiten innerhalb des Teams zu klären und wichtige Ressourcen immer vorrätig zu haben.

Gastbeitrag von Jürgen Kurz und Marcel Miller, Effizienz-Experten

Die Autoren Jürgen Kurz (links) und Marcel Miller.

Sie haben es geschafft Ihren eigenen Arbeitsplatz unter Kontrolle zu bringen? Ihr Schreibtisch ist übersichtlich geordnet, Ihre Dokumente in beherrschbare Ablagestapel sortiert; in Ihrem Postfach befinden sich abends keine ungelesenen E-Mails mehr, und in Ihrem Ablagesystem finden sich bei Bedarf sogar Ihre Kollegen schnell zurecht.

Nur wieso bekommen Sie Kopfschmerzen, sobald Sie sich den Schreibtischen Ihrer Kollegen nähern? Warum kann Ihnen niemand sagen, welchem Zweck dieses herumliegende Kabel dient? Und wieso fühlt sich Ihr Ansprechpartner für Ihre Fragen nicht verantwortlich?

Hier ist wieder Organisationstalent gefragt, um nicht nur Ihnen, sondern auch Ihrem Unternehmen und Ihren Kollegen oder Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern und lästige Zeitfresser zu beseitigen. Schon mit ein paar einfachen Schritten können Sie dazu beitragen, Zuständigkeiten innerhalb des Teams zu klären und wichtige Ressourcen immer vorrätig zu haben:

1. Feste Plätze schaffen

Bestimmen Sie einen Bereich, in dem Zubehör, wie beispielsweise Kabel, Stifte und anderes Büromaterial, gelagert werden kann. Unterteilen Sie ihn in leicht erkennbare Kategorien. Wenn nötig, können Sie einzelne Teile zusätzlich beschriften. So findet jeder schnell, was er benötigt. Ein Büroregal und Klebeband sind alles, was Sie benötigen. Haben Sie in Ihrem Büro Gegenstände, die geteilt und von mehreren Mitarbeitern genutzt werden, wie zum Beispiel einen Beamer oder eine Digitalkamera? Dann legen Sie am Aufbewahrungsort eine Liste aus, in der der Entleiher festgehalten wird – so wissen alle immer, bei wem das Gerät zu finden ist.

2. Fragen vermeiden durch „One-Minute-Lessons“

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