16. November 2019, 13:00
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Betriebskostenabrechnung: 5 Tipps für Vermieter

Heizung, Wasser, Abwasser, Müllentsorgung, Versicherungen, Gebäudereinigung, Verwaltungskosten, Leerstand und mehr: Was ist umlagefähig, was nicht? Vor dieser Frage stehen Eigentümer von Mietimmobilien spätestens dann, wenn sie die jährliche Betriebskostenabrechnung erstellen und bestimmte Mindestanforderungen beachten müssen. Gerade Vermieter von kleineren Immobilien, die diese selbst verwalten, werden dabei vor einige Herausforderungen gestellt. Der Full-Service Immobiliendienstleister McMakler fasst daher zusammen, was zu einer rechtssicheren und ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung gehört.

Vermietbarkeits-Check in Betriebskostenabrechnung: 5 Tipps für Vermieter

Tipp 1: Auf Ein-Jahres-Frist achten

Eigentümer müssen dem Mieter bis spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraumes die Betriebskostenabrechnung zukommen lassen. Versäumen Vermieter diese Frist, dürfen sie keine Nachforderung stellen. Beispielsweise muss der Mieter bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2018 die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum 31. Dezember 2019 erhalten haben. Bei einer verspäteten Abrechnung darf der Mieter ein entstandenes Guthaben einfordern, welches der Vermieter auszahlen muss. „Auch wenn der Mieter zwischenzeitlich ausgezogen ist, gilt die Ein-Jahres-Frist. Der Mieter darf in diesem Fall die Abrechnung nicht früher verlangen. Sobald der Mieter die Abrechnung erhalten hat, muss er sie innerhalb eines Monats bezahlen“, erklärt Lukas Pieczonka, Gründer und Geschäftsführer von McMakler.

Tipp 2: Abrechnungszeitraum von maximal zwölf Monaten berücksichtigen

Neben der Abrechnungsfrist spielt auch der Abrechnungszeitraum eine wichtige Rolle. Vermieter müssen grundsätzlich die Betriebskosten über einen Zeitraum von maximal zwölf Monaten abrechnen. Der Monat ist dabei nicht von Bedeutung. „Überschreiten Vermieter diesen Abrechnungszeitraum, ist die Abrechnung nicht ordnungsgemäß und Mieter können eine Nachzahlung verweigern“, lässt Pieczonka wissen.

Tipp 3: Betriebskostenabrechnung genau benennen

Eine Betriebskostenabrechnung muss alle notwendigen Informationen enthalten. Die Berechnung muss verständlich und für Mieter nachvollziehbar sein. Immobilienvermieter müssen Positionen genau erklären und dürfen sie nicht einfach als „sonstige Betriebskosten“ abrechnen. Um auch wirklich sicherzustellen, dass alle Schritte nachvollziehbar sind, sollten Vermieter die Betriebskosten am besten nach den Ziffern des Betriebskostenkatalogs Paragraph zwei aufschlüsseln.

Besonders der Verteilerschlüssel, der die angefallenen Betriebskosten auf die einzelnen Mieter verteilt, ist oft ein Streitgrund zwischen Mieter und Vermieter. „Wer ein Haus oder eine Wohnung vermietet, hat grundsätzlich vier Möglichkeiten, die Nebenkosten auf den Mieter umzulegen. Vermieter können sich zu Anfang des Mietverhältnisses für eine Variante entscheiden und nach Wohnfläche, Verbrauch, Wohneinheit oder Personenzahl abrechnen. Manchmal entscheidet jedoch die Betriebskostenart, welcher Verteilerschlüssel verwendet wird“, klärt Pieczonka von McMakler auf. Legt der Vermieter keinen Verteilerschlüssel fest, muss dieser die Nebenkosten nach Quadratmetern umlegen. Bei den Heizkosten werden mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent nach Verbrauch verteilt, die übrigen 30 Prozent bis 50 Prozent verbrauchsunabhängig und meist nach Quadratmetern. Bei Wasser- und Abwasserkosten gilt, dass sie nur dann verbrauchsabhängig verteilt werden, wenn alle Wohnungen Wasseruhren besitzen.

Tipp 4: Umlagefähige oder nicht umlagefähige Kosten

Allerdings gibt es auch Kosten, die der Eigentümer selbst tragen muss. Paragraph zwei der Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt, welche Kosten abrechenbar sind und welche nicht. „Um Betriebskosten auf Mieter umzulegen, ist es wichtig, alles im Mietvertrag festzuhalten. Eigentümer müssen dabei nicht alle Posten im Mietvertrag nennen und dürfen unter Betriebskosten alle gängigen umlagefähigen Betriebskosten nach dem Katalog der Betriebskostenverordnung zuordnen. Diese allgemeine Formulierung ist eine Absicherung für Vermieter bei zukünftigen Ausgaben, wie der Einstellung eines Hausmeisters“, sagt Lukas Pieczonka von McMakler.

Zu den umlagefähigen Kosten gehören Grundsteuer, Versicherungen, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Müllentsorgung, gemeinsam genutzte Gebäudeteile, warme Betriebskosten und weitere Nebenkosten. Zu den nicht umlagefähigen Kosten zählen Leerstand, Verwaltungskosten, Instandhaltung sowie Instandsetzung.

Tipp 5: Betriebskosten formal richtig abrechnen

Um die Nebenkosten formal richtig abzurechnen, müssen Vermieter einiges an Mindestvoraussetzungen beachten. Sie müssen den Bewilligungszeitraum angeben, die Gesamtkosten zusammenstellen, den verwendeten Verteilerschlüssel erklären, den Kostenanteil des Mieters angeben und die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen abziehen. „Wem inhaltliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung passieren, der muss sich nicht um ein Auslaufen der Abrechnungsfrist sorgen. Solange Vermieter Korrekturen nicht zu Lasten des Mieters vornehmen, können sie diese auch nachträglich berichtigen“, beruhigt Immobilienexperte Pieczonka. Anders sieht es aus, wenn Vermieter etwas zu Lasten der Mieter vergessen oder falsch berechnet haben. In diesem Fall können sie keine Nachzahlung vom Mieter verlangen.

Foto: Shutterstock

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