Herr Börner, personalis positioniert sich als Institut für betriebliche Vorsorge. Was unterscheidet Ihre strategische Ausrichtung heute grundlegend von klassischen bAV-Beratern und Produktanbietern?
Börner: Wir verstehen uns nicht als klassischer bAV-Berater, sondern als strategischer Vorsorgepartner aus der klaren Perspektive des Arbeitgebers und als Dienstleister für Marktteilnehmer, die keine Kompetenz oder Kapazität im Bereich der betrieblichen Vorsorge haben.. Während traditionelle Berater in erster Linie Produkte vermitteln, entwickeln wir Systeme. Unser Ansatz ist ganzheitlich und unabhängig. Das bedeutet: Wir bauen für den Arbeitgeber ein maßgeschneidertes Versorgungssystem auf. Die eigentliche Beratung der Mitarbeitenden ist anschließend im Grunde die Umsetzung dieses Systems – also Bedarfserfüllung innerhalb einer zuvor definierten Struktur.
Dabei greifen wir auf ein Netzwerk aus spezialisierten Anwälten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern zurück, um für den Arbeitgeber die optimale Lösung zu gestalten. Es geht eben nicht nur darum, eine Standard-Versorgungsordnung zu erstellen und Mitarbeitende zu beraten, sondern bestehende Versorgungen zu prüfen, zu ergänzen, Haftungsrisiken aufzudecken und Strukturen strategisch weiterzuentwickeln. Daher auch der Gedanke eines „Instituts“ – wir denken systemisch, nicht produktbezogen.
Welche übergeordneten Ziele verfolgen Sie mit personalis in den kommenden drei bis fünf Jahren – eher Wachstum, Spezialisierung oder Skalierung bestehender Modelle?
Börner: Beides hängt unmittelbar zusammen. Spezialisierung ist die Voraussetzung für Skalierung. Wir entwickeln Modelle, die es uns ermöglichen, unabhängig von einzelnen Personen zu wachsen. Unser Fokus liegt klar auf organischem Wachstum – strategisch, nachhaltig und kontrolliert.
Schiffer: Ein wesentlicher Baustein ist dabei die strategische Zusammenarbeit mit Versicherern sowie die engere Kooperation mit Pools und Maklern. Auf dieser Basis lässt sich Wachstum strukturiert entwickeln und skalieren.
Die betriebliche Vorsorge wird politisch, regulatorisch und demografisch immer komplexer. Wo sehen Sie aktuell die größten strategischen Chancen – und wo die größten Risiken für Ihr Geschäftsmodell?
Börner: Die größte Chance liegt paradoxerweise in der Komplexität selbst. Die gesetzliche Altersvorsorge stößt an ihre Grenzen – das Drei-Säulen-Modell reicht faktisch nicht mehr aus und muss gestärkt werden. Die demografische Entwicklung verschärft das Problem zusätzlich. Genau hier entsteht Beratungsbedarf. Die zunehmende Regulierung spielt uns eher in die Karten, weil wir durch strukturierte Prozesse und den Einsatz eigener KI-Lösungen regulatorische Anforderungen effizient integrieren können. Natürlich gibt es Risiken – etwa durch regulatorische Volatilität oder Reformvorhaben wie das Altersvorsorge-Reformgesetz. Aber insgesamt sehe ich mehr Chancen als Risiken. Veränderungen eröffnen uns neue Handlungsspielräume.
Schiffer: Regulatorik begünstigt strukturierte Anbieter wie uns. Ein einzelner Makler verfügt oft weder über die Kapazität noch über die Spezialisierung, um komplexe regulatorische Anforderungen vollständig abzubilden. Genau diese Lücke schließen wir. Durch standardisierte und schematisierte Abläufe können wir regulatorische Anforderungen sauber und haftungssicher umsetzen. Auch die demografische Entwicklung erhöht das Bewusstsein bei Arbeitgebern, dass Vorsorgekonzepte unverzichtbar sind. Das spielt uns klar in die Karten.
Herr Schiffer, aus Vertriebssicht: Wie hat sich die Nachfrage von Arbeitgebern in den vergangenen Jahren verändert – und wie reagieren Sie strategisch darauf?
Schiffer: Das Thema rückt deutlich stärker ins Bewusstsein. Betriebliche Versorgungssysteme sind heute ein zentraler Wettbewerbsfaktor im Kampf um Fachkräfte. Unternehmen müssen attraktive Benefits bieten, um Mitarbeitende zu gewinnen und zu binden. Wir setzen die Beratung am Ende auch bei den Mitarbeitenden um – entweder über Makler und Pools oder über unser eigenes qualifiziertes Netzwerk. Unsere Berater sind bundesweit im Einsatz und verfügen über entsprechende IHK- oder DMA-Zertifikate. Dadurch können wir auch große Unternehmen mit mehreren Standorten effizient betreuen. Gleichzeitig bleibt der betreuende Makler oder Pool der primäre Ansprechpartner des Unternehmens – wir agieren als ausführendes Organ.
Börner: Für den Makler schaffen wir zusätzlichen Mehrwert. Cross-Selling-Geschäft – etwa zu BU oder Krankenversicherung – geben wir konsequent an den betreuenden Makler zurück. Das sichert dessen Bestand und stärkt die Zusammenarbeit. Das ist auch der Grund, warum uns andere Vertriebe sogar §84-HGB-Handelsvertreter überlassen: Sie wissen, dass sie vom zusätzlichen Geschäft profitieren.
Welche Rolle spielen Makler, Berater und Vertriebspartner in Ihrer Gesamtstrategie?
Schiffer: Der Makler ist das Bindeglied zwischen Unternehmen und uns. Er bringt uns in die Mandate hinein, etwa wenn er bereits Sachversicherungen betreut. Wir fokussieren uns ausschließlich auf die betriebliche Vorsorge – dadurch bleibt sein Bestand geschützt. Gleichzeitig ermöglichen wir ihm, in einem hochspezialisierten Bereich zusätzliche Erträge zu generieren, auch wenn ihm dort eigene Kapazitäten oder Kompetenzen fehlen.
Börner: Unsere angebundenen Makler sind mindestens ausgewiesene bAV-Experten. Wir arbeiten bewusst mit spezialisierten Beratern – nicht mit Generalisten.
Personalis setzt stark auf individuelle Konzepte. Wie lässt sich dieser Anspruch mit Skalierbarkeit und wirtschaftlicher Effizienz verbinden?
Börner: Individualität entsteht durch modulare, flexibel kombinierbare Bausteine. Jedes Konzept ist anders, aber die zugrunde liegende Struktur ist standardisiert. Wir standardisieren also Prozesse – nicht den Kunden. Der Großteil der Arbeit findet im Vorfeld statt: Konzeption, Struktur, Systemaufbau. Die anschließende Umsetzung ist dann prozessual skalierbar und effizient. Intern arbeiten wir sehr schlank.
Schiffer: Standardisierte Prozesse schließen individuelle Ergebnisse nicht aus. Man kann ein System nutzen und dennoch maßgeschneiderte Lösungen erzielen – das widerspricht sich nicht.
Welche Bedeutung messen Sie der betrieblichen Altersversorgung im Zusammenspiel mit bKV, Arbeitskraftabsicherung und weiteren Vorsorgebausteinen strategisch bei?
Börner: Die bAV ist der zentrale Bestandteil – aber sie reicht nicht aus. Ein ganzheitliches Versorgungssystem umfasst auch betriebliche Krankenversicherung (bKV) und Arbeitskraftabsicherung, insbesondere Berufsunfähigkeitsversicherung. Der Arbeitgeber sollte den Mitarbeitenden ganzheitlich betrachten: Altersvorsorge für die Zeit nach dem Erwerbsleben, Gesundheitsvorsorge während der Beschäftigung und Einkommensschutz im Fall von Krankheit oder Invalidität. Auch betriebliche Unfallversicherung kann sinnvoll sein.
Schiffer: Wir gehen meist über den Begriff „bAV“ in die Unternehmen, weil dieser bekannt ist. Ziel ist jedoch immer ein umfassendes Versorgungssystem. Gemeinsam mit dem Arbeitgeber klären wir, welche Ziele verfolgt werden und welches Budget zur Verfügung steht. Daraus entsteht ein individuelles Gesamtkonzept aus Alters-, Gesundheits- und Einkommensabsicherung. Im Kern sprechen wir also nicht über einzelne Produkte, sondern über integrierte Versorgungssysteme.
Welche Zielgruppen stehen aktuell im Fokus Ihres Vertriebs – KMU, Großunternehmen oder bestimmte Branchen?
Börner: Grundsätzlich sind alle Unternehmensgrößen vorstellbar. Der Ursprung unseres Ansatzes liegt sogar im Großkonzernumfeld. Allerdings dauern Entscheidungsprozesse dort deutlich länger. Bei inhabergeführten Mittelständlern sind Entscheidungswege kürzer und Umsetzungen schneller. Großunternehmen benötigen hingegen oft mehrere Jahre bis zur Implementierung. Deshalb brauchen wir eine ausgewogene Struktur aus kleineren, schnell umsetzbaren Projekten und langfristigen Großmandaten. Man muss nur wissen, dass große Mandate einen langen Atem erfordern.
Schiffer: Wir prüfen jede Anfrage individuell. Nicht jedes Projekt ist realisierbar, aber durch unser Beraternetzwerk können wir viel abdecken. Für einen kontinuierlichen Geschäftsfluss benötigen wir neben langfristigen Großprojekten auch kleinere Unternehmen mit 10 oder 100 Mitarbeitenden, bei denen die Umsetzung schneller erfolgt. In größeren Betrieben mit Betriebsrat verlängern sich Prozesse durch Mitbestimmungsrechte und gesetzliche Fristen erheblich.
Gerade kleinere Unternehmen sind daher für uns sehr wertvoll. Für deren betreuende Makler ist es oft schwierig, komplexe Versorgungssysteme allein umzusetzen. Durch unsere skalierbaren Prozesse können wir hier effizient unterstützen – und genau darin liegt unsere Stärke. Wir sprechen die Sprache des Handwerks oder eines inhabergeführten Betriebs mit 15 Mitarbeitenden. Dort sitzt man dem Unternehmer auf Augenhöhe gegenüber. Entscheidungen lassen sich schneller treffen, Projekte zügig initiieren und umsetzen – es kommt schneller in einen guten Arbeitsfluss. Deshalb sind kleine Unternehmen für uns ausdrücklich interessant.
Wie schwierig ist die Zusammenarbeit mit großen Unternehmen?
Börner: Die größte Herausforderung sind die Kommunikationswege. Ich vergleiche das gern mit einer Treppe: Ein Thema wird unten angesprochen und muss nach oben getragen werden. Dabei entstehen Reibungsverluste. Wenn eine Information drei Ebenen durchläuft, kommen oben womöglich nur noch 30 Prozent des ursprünglichen Inhalts an. Idealerweise sollten solche Themen nicht „nach oben weitergereicht“, sondern direkt in einer gemeinsamen Runde mit Finance, HR und Betriebsrat diskutiert werden. So lassen sich Informationsverluste vermeiden. In der Praxis läuft es jedoch oft so: Der Betriebsrat diskutiert intern, gibt es an HR weiter, HR an den Vorstand – und dort versandet es womöglich. Je größer das Unternehmen, desto größer sind diese Reibungsverluste.
Schiffer: Hinzu kommt, dass Feedbackprozesse lange dauern. Unternehmen haben feste Strukturen und Abläufe. HR-Abteilungen sind häufig stark ausgelastet und nicht primär darauf ausgerichtet, Prozesse zu optimieren. Ein Schwerpunkt unserer Arbeit liegt deshalb in der Digitalisierung der gesamten Administration. Ist ein Versorgungssystem einmal implementiert, ist der Aufwand für HR minimal. Aber bis dahin braucht es Zeit – insbesondere, wenn es keinen klaren Ansprechpartner gibt oder politische Widerstände bestehen. Manchmal entscheidet eine einzelne Person im Betriebsrat, ob ein Projekt weiterverfolgt wird. Das macht den Prozess langwierig und erfordert Ausdauer.
Digitalisierung und KI sind auch in der betrieblichen Vorsorge ein Dauerthema: Wo setzen Sie gezielt auf digitale Prozesse – und wo bewusst nicht?
Börner: Im Grunde überall dort, wo es nicht um die direkte Beratung von Menschen geht. Vor allem in den Bereichen Regulatorik und Dokumentation arbeiten wir digital und mit KI-Unterstützung. Wir greifen auf die gängigen Verwaltungstools der großen Anbieter zu – etwa Xempus, BAV-Online, etc.. Damit digitalisieren wir sowohl bestehende als auch neue Versorgungssysteme vollständig. Intern nutzen wir eigene KI-Prozesse, insbesondere zur Unterstützung bei Dokumentationspflichten. Unsere KI ist prozessual ausgerichtet – nicht vertrieblich, auch wenn ich KI im Vertrieb grundsätzlich sehr spannend finde. In der Beratung selbst ersetzt sie jedoch nicht den Menschen.
Schiffer: Wir setzen KI sehr gezielt ein – nicht als Selbstzweck. Es ist kein Marketinginstrument nach dem Motto „Wir machen jetzt auch KI“, sondern ein bewusst eingesetztes Werkzeug. Wichtig ist uns, dass es sich um ein geschlossenes System handelt – kein offener Server in den USA. Persönliche Daten oder sensible Kundendaten werden nicht in KI-Systeme eingespeist. Die KI unterstützt ausschließlich unsere internen Prozesse, etwa bei Analysen, Auswertungen oder der Strukturierung von Abläufen. Sie hilft beispielsweise bei der Aufbereitung von Feedbackbögen oder bei der Planung von Projektabläufen. Zudem entsteht über die Zeit ein Datenfundus, aus dem wir lernen können – intern, nicht im direkten Kundenkontext.
Inwieweit verändert der Fachkräftemangel die strategische Bedeutung der betrieblichen Vorsorge für Arbeitgeber?
Schiffer: Wir sprechen vom „War for Talents“. Ohne ein attraktives Versorgungssystem ist es heute schwer, qualifizierte Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten. Je nach Branche gibt es tarifliche Lösungen oder individuell entwickelte Konzepte. Dort, wo Unternehmen selbst gestalten müssen, unterstützen wir. In vielen Bereichen bewerben sich heute Unternehmen bei Fachkräften – nicht umgekehrt. Eine gut konstruierte bAV mit hohem Nettoeffekt aus dem Brutto kann ein starkes Argument im Wettbewerb sein.
Börner: Arbeitgeber sind heute faktisch verpflichtet, in diesem Bereich attraktive Lösungen anzubieten, um marktfähig zu bleiben. Natürlich ist das in wirtschaftlich schwierigen Zeiten eine Herausforderung – Investitionen in Vorsorge stehen dann schnell zur Disposition. Aber langfristig führt kein Weg daran vorbei. Gerade die jüngere Generation legt großen Wert auf Benefits. Seit Corona haben sich die Erwartungen verändert: Homeoffice, Work-Life-Balance, Zusatzleistungen. Bei Neueinstellungen ist nach dem Gehalt oft die zweite Frage: Welche betrieblichen Benefits gibt es? Zudem sollten bestehende Versorgungssysteme regelmäßig überprüft werden – nicht nur alle fünf Jahre. Gesetzliche Änderungen wie das Betriebsrentenstärkungsgesetz sind längst nicht überall vollständig umgesetzt.
Wie messen Sie den Erfolg Ihrer Strategie – eher an Wachstum, Kundenzufriedenheit, Bestandsqualität oder anderen Kennzahlen?
Börner: Im Wesentlichen anhand von zwei Kriterien. Erstens: Kundenzufriedenheit – und zwar auf allen Ebenen. Das betrifft die Arbeitgeber, die Arbeitnehmer, unsere Netzwerkpartner sowie die Makler, für die wir als Dienstleister tätig sind. Zweitens messen wir unseren Erfolg an der Bestandsqualität. In der bAV gibt es naturgemäß viele Bewegungen durch Arbeitgeberwechsel – also Zu- und Abgänge im Bestand. Entscheidend ist für uns, wie stabil und qualitativ hochwertig der Bestand insgesamt ist. Wenn wir in beiden Bereichen – Zufriedenheit und Bestandsqualität – gut arbeiten, sind wir langfristig solide aufgestellt.
Schiffer: Eine zusätzliche Komponente ist die Zufriedenheit der Makler, die mit uns zusammenarbeiten. Das ist ein zentraler Faktor für nachhaltigen Erfolg.
Herr Schiffer, was erwarten Vertriebspartner heute konkret von personalis – und wo mussten Sie Ihr Angebot strategisch nachschärfen?
Schiffer: Sie erwarten eine fachlich kompetente und haftungssichere Umsetzung der bAV. Gleichzeitig wollen sie ihren Bestand geschützt wissen und skalierbare, nachhaltige Erträge erzielen. Wir übernehmen die operative Arbeit im Hintergrund. Der Makler bleibt Hauptansprechpartner für den Kunden und behält die Beziehungshoheit. Wir arbeiten geräuschlos im Hintergrund – der Makler sieht das Ergebnis letztlich auch in seinen Abrechnungen.
Börner: Darüber hinaus unterstützen wir künftig stärker bei der Neukundenakquise. Über unsere zweite Gesellschaft, die SalesHub Financial Commerce GmbH, werden wir ab März verstärkt in die Akquisition im Bereich bAV, bKV und betriebliche Arbeitskraftabsicherung einsteigen. Das ist ein klarer Mehrwert für unsere angebundenen Führungskräfte und Berater, denn wir sorgen aktiv für neue Mandate. Personalis fungiert dann als Makler, der diese Anfragen fachlich bearbeitet.
Schiffer: Das bedeutet für die angeschlossenen Makler, die die Projekte umsetzen, zusätzliche qualifizierte Anfragen und damit weiteres Wachstumspotenzial.
Letzte Frage: Was dürfen Arbeitgeber, Vertriebspartner und Berater in den kommenden Jahren von personalis erwarten?
Börner: Im Kern: verlässliche Partnerschaft und klare Prozesse. Für Arbeitgeber bedeutet das eine echte Partnerschaft auf Augenhöhe. Wir stehen klar auf der Seite des Arbeitgebers. Für Haftungssicherheit entwickeln wir entsprechende Strategien und individuelle Versorgungsordnungen. Im Bereich der Beratung setzen wir hohe Standards, entscheidend ist, dass er sich auf uns verlassen kann.
Für unsere Berater und Vertriebspartner gilt: Wir bringen sie zu Kunden und unterstützen sie aktiv in der Neukundengewinnung. Unsere Anbindung ist bewusst flexibel gestaltet – über Kooperationsverträge mit projektbezogenen Ergänzungen. Das schafft Transparenz und Verlässlichkeit. Makler, die uns Mandate anvertrauen, können sich darauf verlassen, dass wir ehrlich, kompetent und sauber arbeiten. Unsere Kernwerte sind Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit und fachliche Kompetenz.
Schiffer: Mir ist noch wichtig zu sagen: Haftungssicherheit ist ein zentraler Aspekt. Unsere Berater wissen, dass Projekte professionell vorbereitet sind und sie in einem fairen Umfeld arbeiten. Arbeitgeber können sicher sein, dass ihre Vorgaben sauber umgesetzt werden. Und Makler, die uns einbinden, können darauf vertrauen, dass wir fair, kompetent und in ihrem Sinne auftreten – sodass am Ende alle Beteiligten gut dastehen.
Interview: Frank O. Milewski, Cash.
Sie erreichen personalis – Institut für betriebliche Vorsorge unter:
www.personalis-institut.de, [email protected]
bzw. +49 (0)89/4522 5696
