Der anhaltende Anstieg der Energiepreise führt zu spürbaren Mehrkosten, sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen. Eine aktuelle Umfrage des britischen Telematikunternehmens Cubic zeigt, dass fast jeder fünfte Arbeitnehmende bereit ist, bei der Spesenabrechnung für Kraftstoff zu betrügen.
Für Unternehmen kann sich dieser Missbrauch auf unterschiedliche Weise zeigen. Genannt werden überhöhte Angaben zu geschäftlichen Fahrleistungen, die Nutzung von Tankkarten für private Fahrten sowie gefälschte oder mehrfach eingereichte Belege. Nach Schätzungen von Arbeitsausschüssen des Europäischen Parlaments entstehen Transportunternehmen in Europa dadurch Kosten von rund vier Milliarden Euro.
Auch jenseits des direkten finanziellen Schadens bindet das Thema erhebliche Ressourcen. Bertrand Muth, Director of Strategic Initiatives beim Ausgabenmanagement-Anbieter N2F, erklärt: „Spesenabrechnungen zählen nach wie vor zu den häufigsten Betrugsfeldern in Unternehmen. Die eigentliche Herausforderung liegt jedoch oft an anderer Stelle: im erheblichen Zeitaufwand, den Finanzteams für die Prüfung von Belegen und den Abgleich gemeldeter Ausgaben mit tatsächlichen Reisen aufbringen müssen. Diese Kontrollarbeit kann monatlich viele Stunden manueller Überprüfung erfordern. Automatisierte Analysetechnologien ermöglichen es heute, Unstimmigkeiten zwischen Kilometerangaben, Belegen und eingereichten Ausgaben unmittelbar zu erkennen. Das erhöht die Sicherheit der Prozesse und verschafft Finanzteams gleichzeitig spürbare Entlastung.“
Automatisierung in der Spesenprüfung
Damit rückt neben dem Betrugsrisiko vor allem der organisatorische Aufwand in den Fokus. Wenn Finanzteams eingereichte Ausgaben manuell prüfen und mit Reisedaten abgleichen müssen, steigt der Aufwand Monat für Monat. Digitale Prüfroutinen sollen hier helfen, Abweichungen schneller zu erkennen und die Kontrolle von Reisekosten effizienter zu machen.
