Ein qualifizierter Softwareresearch ermöglicht eine bedürfnisgenaue Auswahlentscheidung. Das Ergebnis schont Mitarbeiterressourcen und reduziert Kosten. Die neutrale Marktbeobachtung und die sorgfältige Auswahl von Softwarelösungen sind ein Erfolgskriterium, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben und wichtige Ressourcen zu sparen..
Um den Markt erfolgreich zu beobachten, bedarf es einer strategischen Herangehensweise, die eine umfassende und neutrale Analyse ermöglicht. Hierbei sind mehrere Schlüsselfaktoren zu beachten, die für eine Entscheidung für die passende Software wichtig sind, und bei denen individuelle Anforderungen und Wünsche sowie wichtige Auswahlkriterien der Unternehmen und Stakeholder Berücksichtigung finden.
Der Markt oder >60 auf einen Streich
Der Markt der Softwareanbieter umfasst circa 70 Anbieter in Deutschland. Hierbei sind alle Systeme funktional ausgereift und erfüllen gut ihren Zweck. Jedoch sind die Funktionalitäten und deren inhaltliche Tiefe sehr unterschiedlich.
Auf welche wesentlichen Aspekte die eine große Bedeutung haben gehen wir bei unserer Beratung für unsere Kunden ein:
Alle Unternehmen und Unternehmer sind unterschiedlich und haben sehr verschiedene Vorstellungen, was eine Software leisten muss. Hier macht es einen Unterschied, ob das Unternehmen SHUKR-Bestände oder Personenversicherungen, mit zum Beispiel auch bAV- oder bKV-Verträgen, verwaltet.
Sind Provisionen abzurechnen, das Beitragsinkasso durchzuführen, werden ein Berater- oder Kunden-Zugang benötigt oder für erweiterte Services und verbesserte schlanke Prozesse für die Kundenkommunikation gewünscht? Welchen Beitrag kann die Software dazu leisten? Können weitere Anbieter verknüpft werden, die ein digitales Maklerbüro ermöglichen? Sollen generell bessere Prozesse gestaltet werden? Sind die Dienstleiter eigenständig und finanziell unabhängig oder mit welchen Abhängigkeiten ist bei der Nutzung zu rechnen? Diese und weitere Fragen gilt es gezielt abzuklären um ein gutes Ergebnis zu erhalten.
Dschungel im Anbietermarkt
Einige Namen sind bekannter als andere. Der Markt ist ein Dschungel, bei dem die meisten Anbieter nicht in Marketing investieren und genügend Kunden durch Empfehlungsmarketing gewonnen haben. Oft lohnt es, sich die vermeintlich unbekannteren Anbieter anzusehen, da sie einen individuelleren Service bieten, und den alten Hasen (so alt sind die Systeme meist auch – eventuell noch um ein Web-Frontend ergänzt, für die vermeintliche Modernität) in nichts nachstehen. Und die Kosten sind sogar meist noch um einiges günstiger.
Die publizistische Bekanntheit eines Unternehmens, Umsatzgrößen oder Kundenzahlen sind nicht die letztlich wirklich relevanten Kriterien. Wichtig sind unter anderem diese Kriterien: Welche Funktionen und Prozesse kann die Software abbilden, welcher Support (Service Level Agreements) wird geboten, werden Zusagen an neue Releases zeitnah eingehalten und gibt es hohe Folgekosten?
In der schnelllebigen IT-Branche entstehen oft Spezialisten, mit denen sich hoch qualifizierte Mitarbeiter großer Unternehmer selbstständig gemacht haben. Oder, große Namen gründen für neue Themen oder spezielle Zielgruppen aus. Dabei den Überblick über den Markt zu haben und vor allem auch zu behalten, Einschätzungen richtig vornehmen zu können, sind durchaus schwierige und teure Aufgaben, wenn man sich nicht tagtäglich damit beschäftigt.
Software
Wichtig nach der Klärung der Anwendungen und Ziele sind die benötigten Funktionen und die Frage: Können wesentliche Prozesse für das Unternehmen abgebildet werden?
Die Zuordnung der Anwendung zu einem Anbieter ist schwierig, aber im ersten Schritt auch nicht entscheidend. Viel wichtiger ist herauszubekommen, welche Anwendungen für die gewünschte Nutzung überhaupt infrage kommen.
Damit kommen wir zu einer konzeptionellen Vorgehensweise, die im ersten Aufschlag etwas Arbeit macht, aber im zweiten Schritt, viel Zeit und Geld spart. Wir nehmen unseren Kunden diesen Part i.d.R. ab. Wichtig ist, für sich selbst zu definieren, welche Funktionen und deren inhaltliche Tiefe und Breite diese Anwendung bieten muss, welche optional bereitstehen sollen und auf welche man verzichten kann. Denn nicht alles was möglich ist, ist auch sinnvoll. Je komplexer eine installierte Software ist, von der man ganze Bereiche oder einzelne Elemente eigentlich gar nicht benötigt, desto komplexer ist sie auch in der Implementierung, Schulung, Anwendung und Betreuung.
Die Erfahrung im Vorfeld eines Software- und Anbieter-Researches zeigt meist, dass hier der entscheidende Punkt liegt. Viele Anwender wissen zum einen gar nicht, welchen Bedarf sie haben oder zum anderen, welche Möglichkeiten Software heutzutage bietet. Die Erstellung eines entsprechenden Lastenhefts/Pflichtenhefts oder einer Wunschliste ist sehr sinnvoll und spart viel Zeit und Nerven. Dabei unterstützen wir unsere Kunden in der Beratung über die geeignete Vorgehensweise und nehmen ihnen auch die Arbeit ab.
Passt die gewünschte Software in die IT-Struktur, oder nimmt man dann besser eine andere Software oder schaut man sich gleich die gesamte IT-Struktur an? Es zeigt sich in der Praxis, dass gute Beratungs- und Arbeitsprozesse, die eigentlich sinnvoll und notwendig sind nicht so einfach herzustellen sind und nicht den Bedürfnissen entsprechen: Das lässt sich aber lösen.
Lastenheft/Pflichtenheft (Wunschliste)/ der VSP- Fragebogen
Um dazu mal ein bisschen Orientierung zu geben, nachfolgend ohne Wertung bezüglich Wichtigkeit oder Notwendigkeit eine Liste üblicher Komponenten – bei weitem nicht vollständig.
Funktionen: Dashboard, Angebotsverwaltung, Kundenverwaltung, Kundenhistorie, Vertragsverwaltung, Dokumentenverwaltung, Schadensverwaltung, Versicherer-/Vermittlerverwaltung, Inkasso, Provisionsbuchhaltung, Vermittlerabrechnung, Datenbeschaffung, Selektionen, Kalender und Organizer, Business Intelligence (BI), Statistiken, Berater- und Kundenzugang, Daten und Dokumentenbeschaffung, Schnittstellen, Benutzerberechtigungen, Schadenbearbeitung und viele weitere.
Hinzu kommen organisatorische und technische Aspekte wie On-/Offline-Funktionalität, Schnittstellen, Datenabgleich und -transfer und natürlich Fragen zum Pricing – und nie, aber auch wirklich nie zu vergessen: der laufende Support. Zu jeder dieser Komponenten gibt es zahlreiche Unterpunkte. Eine Bedarfsabfrageliste hat dann schnell mehrere 100 Punkte, die es abzufragen und abzugleichen gilt.
Externe Beratung
Eine alte Beraterweisheit besagt, eine Beratung wird erst in Anspruch genommen, wenn nichts mehr geht und das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Unsere Kunden sagen häufig: „Wir haben schlechte Erfahrungen mit der Eigenrecherche gemacht, viel Geld und Zeit verbrannt, weil wir uns auf eine Empfehlung von einem Kollegen verlassen haben. Leider hat die Software nicht das gehalten was versprochen wurde. Unsere Mitarbeiter waren unzufrieden und wir mussten unsere teuren Lizenzen abschreiben und eine neue Software suchen. VSP konnte uns gut mit ihrer strukturierten und auf uns zugeschnittenen Vorgehensweise helfen. Die Kosten für Schulungen und Pitches wollen wir hier nicht gegen Geld aufrechnen“.
Fazit
Die Auswahl der richtigen Softwarelösung für Versicherungs- und Maklerbetriebe erfordert eine gründliche Prüfung der individuellen Anforderungen und der angebotenen Funktionen. Die Berücksichtigung der Auswahlkriterien ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Software den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird, alle wesentliche Geschäftsprozesse abbildet und einen reibungslosen Geschäftsbetrieb ermöglicht.
