20. August 2014, 08:32
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Dokumentenmanagement: Wie Sie Ihre Ablage clever organisieren

Tipp 3: Archivordner nutzen

Müssen Sie dagegen alte Versionen aufbewahren, legen Sie entsprechende “Archiv-Ordner” an. Wenn Sie überholte Fassungen regelmäßig dort hinein kopieren, haben Sie die aktuelle Datei immer sofort zur Hand.

Tipp 4: Dateipfade vermerken

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, auf jedem Dokument den Dateipfad zu vermerken. Eine genaue Anleitung für die unterschiedlichen Dateiformate finden Sie zum kostenlosen Download unter www.für-immer-aufgeräumt.de/ekaizen3. So finden Sie und Ihre Kollegen und Mitarbeiter das Dokument garantiert wieder.

Tipp 5: eine feste Struktur für die gemeinsame Ablage schaffen

Apropos Kollegen und Mitarbeiter: Für eine gemeinsam genutzte Ablage müssen Sie eine Struktur erstellen, in der nicht nur Sie wichtige Dokumente wiederfinden, sondern auch alle anderen. Legen Sie in einem Teamtreffen eine sinnvolle Ablagestruktur fest, an die sich im Anschluss alle halten können. Eine einfache Struktur, die sich bewährt hat, ist folgende:

– In einem Allgemein-Ordner werden die Dateien gespeichert, die keiner Abteilung zugerechnet werden können, aber für die ganze Firma von Relevanz sind, zum Beispiel Logos, Mottos und Infos.

– In Projekt-Ordnern werden Dateien beispielsweise zu Großprojekten, die von mehreren Abteilungen bearbeitet werden, gespeichert.

– Dokumente zu Projekten, die ausschließlich innerhalb einer Abteilung bearbeitet werden, beispielsweise der Buchhaltung, werden in Abteilungs-Ordnern abgelegt.

– Jeder Mitarbeiter bekommt darüber hinaus einen eigenen, nach Namen sortierten Ordner (Nachname, Vorname). In diesen persönlichen Ordner kommen ausschließlich private Dinge. Auch Versionen oder Projekte, an denen Sie in der Regel alleine arbeiten, gehören in die gemeinsame Ablage, damit bei Krankheit oder Urlaub auch Ihre Kollegen darauf zugreifen können.

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Der Bestseller-Autor Jürgen Kurz (“Für immer aufgeräumt” und “Für immer aufgeräumt – auch digital”) ist Geschäftsführer der tempus GmbH und berät im deutschsprachigen Raum Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen.

Marcel Miller ist der Experte für digitale Effizienz. Er hat die Prinzipien der “Für immer aufgeräumt”-Methode zusammen mit Jürgen Kurz auf den digitalen Bereich übertragen. Als Key-Account-Manager, Senior Consultant und lizenzierter TEMP-Trainer liegen seine Schwerpunkte unter anderem in den Bereichen Zeitmanagement mit Outlook und Wissensmanagement mit OneNote.

Foto: Jürgen Kurz

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