Mitarbeiter mit Rabatten motivieren

Viele Firmen gewähren Mitarbeitern Rabatte auf eigene Waren und Dienstleistungen oder Produkte von Dritten. Damit solche Vergünstigungen steuerfrei bleiben, sollten Unternehmen die Vorgaben genau beachten und mögliche Fallstricke kennen. Ein Beitrag von Jennifer Telle, Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz in Mönchengladbach

Jennifer Telle: „Personalverantwortliche sollten gewährte Rabatte immer als Sachbezug im Lohnkonto aufzeichnen und dabei den Abgabeort und den Abgabetag vermerken.“

Die Arbeitsmotivation von Fach- und Führungskräften ist eine wertvolle Ressource. Ein beliebter Motivationsanreiz besteht darin, dass Firmen Arbeitnehmern Waren und Dienstleistungen zu verbilligten Konditionen zugänglich machen. Solche Vergünstigungen lohnen sich für beide Seiten besonders dann, wenn der Fiskus außen vor bleibt. Firmenchefs sollten Rabatte nicht ohne eingehende Prüfung der steuerlichen Folgen gewähren. Schnell stufen Betriebsprüfer Preisnachlässe als steuerpflichtigen Arbeitslohn ein und es drohen saftige Nachzahlungen samt Zinsen.

Personalrabatte sind weit verbreitet

Eine weit verbreitete Form von Vergünstigungen sind sogenannte Personalrabatte. Dabei geht es um Rabatte auf Waren oder Dienstleistungen, die Firmen selbst herstellen oder anbieten. Dazu zählen etwa Fahrzeuge im Kfz-Handel, handwerkliche Leistungen in Handwerksbetrieben, Freifahrten im Transportwesen oder Behandlungen im Gesundheitswesen, die nicht zu den Kassenleistungen zählen.

Aus steuerlicher Sicht sollten Personalrabatte in erster Linie einen Kaufanreiz darstellen. Denn werden sie im überwiegend eigenwirtschaftlichen Verkaufsinteresse gewährt, können Firmen Arbeitnehmern jährlich Vergünstigungen im Umfang von jeweils 1.080 Euro einräumen. Jeder Euro über diesem Rabattfreibetrag ist steuer- und sozialabgabenpflichtig. Als Belegschaftsrabatt ist allerdings nicht begünstigt, was Arbeitgeber überwiegend für ihre Mitarbeiter produzieren, wie zum Beispiel das Kantinenessen.

Wie lange das Finanzamt still hält

Wieviel Preisnachlass akzeptiert das Finanzamt bei Personalrabatten? Der Maßstab hierfür ist die sogenannte Fremdüblichkeit. Der Fiskus sieht in Vergünstigungen keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn die betreffende Firma sie in gleicher Höhe auch fremden Dritten einräumen würde. Als zugrundeliegenden Waren- oder Dienstleistungswert akzeptiert das Finanzamt 96 Prozent des üblichen Endpreises inklusive Umsatzsteuer. Der übliche Endpreis ergibt sich aus dem Preis, den fremde Letztverbraucher im allgemeinen Geschäftsverkehr des Arbeitnehmers bezahlen. Es gilt der Zeitpunkt, in dem der Arbeitnehmer den Preisnachlass erhält.

Der geldwerte Vorteil für Arbeitnehmer ergibt sich aus der Differenz des um vier Prozent reduzierten Produktwertes abzüglich des von den Mitarbeitern gezahlten Preises. Um Fehlkalkulationen auszuschließen sollten Unternehmen bei der Berechnung des geldwerten Vorteils in Zweifelsfällen immer steuerlichen Rat einholen. So gewährleisten Firmen bei jedem Belegschaftsrabatt eine Win-win-Situation für alle Beteiligten.

Seite zwei: Wann eine Steuerpflicht entsteht

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