Dokumentenmanagement: Wie Sie Ihre Ablage clever organisieren

Häufig ist der Desktop zugepflastert mit Dingen, die man nicht unbedingt im tagtäglichen Arbeitsfluss benötigt. Einfache Tricks beim Dokumentenmanagement können Ihnen dabei helfen, Chaos in Ihrer digitalen Ablage zu vermeiden.

Gastbeitrag von Jürgen Kurz und Marcel Miller, Effizienz-Experten

Die Autoren Jürgen Kurz (links) und Marcel Miller.

Haben Sie sich auf Ihrem Desktop ein schönes Hintergrundbild eingerichtet – eine faszinierende Landschaft, ein Urlaubsbild oder ein Foto der Familie? Können Sie es noch erkennen oder ist Ihr Blick verstellt durch zahlreiche Dateien, die Sie dort abgelegt haben und schon länger sinnvoll sortieren wollten?

Häufig ist der Desktop zugepflastert mit Dingen, die mal eben kurz heruntergeladen wurden, die man schnell zur Hand haben will oder bei denen einfach die Idee fehlt, wo sie sich sinnvoll speichern und wiederfinden ließen.

So vergeudet man viel zu viel Zeit mit Suchen, starrt auf den Bildschirm, um die richtige Datei oder gar den Internet-Browser zu finden. Einfache, aber effiziente Tricks können Ihnen helfen, Chaos in Ihrer digitalen Ablage zu vermeiden.

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Tipp 1: den Bildschirm unterteilen

Unterteilen Sie Ihre Arbeitsfläche in einzelne abgegrenzte Bereiche: Zum Beispiel in „Ordner“, „Bilder und Filme“, „Web-Links“, „Präsentationen“ und „Programme“. Besonders hilfreich kann hier ein Programm wie Fences (deutsch: Zäune) sein. Das Programm „umzäunt“ feste Bereiche, so dass Sie alles leicht wiederfinden. Es ordnet, wie in einem Kleiderschrank T-Shirts, Pullis und Hosen, Ihre Datei-, Ordner- und Verknüpfungs-Icons.

Tipp 2: mit Verknüpfungen arbeiten

Legen Sie einzelne Elemente immer nur an einem Platz ab, also entweder in Ihrer Ordnerstruktur oder auf dem Desktop. Sonst belegen Sie unnötig Speicherplatz. Mit Hilfe von Verknüpfungen (bei Mac „Alias“) können Sie sich Links aus der Ordnerstruktur für einen schnelleren Zugriff auf den Desktop setzen. So gewährleisten Sie, dass Sie immer mit der gleichen und aktuellen Version der Datei arbeiten.

Seite zwei: Tipp 3: Archivordner nutzen

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