Ordnung im digitalen Büro: Für immer aufgeräumt

Mit diesen Entscheidungsmöglichkeiten können Sie ohne Probleme bis zu 30 E-Mails in einer halben Stunde verarbeiten. Probieren Sie es aus und gewinnen Sie sofort mehr Zeit für andere Aufgaben.

Außerdem: Checken Sie nicht ständig Ihre Nachrichten. Dies gilt besonders für Finanzdienstleister, die im Außendienst arbeiten. Setzen Sie sich feste Zeiten, vielleicht vor und zwischen Ihren Außenterminen, an denen Sie Ihre E-Mails auch wirklich verarbeiten können.

Arbeit erleichtern

Wenn Sie ein paar Dinge beachten, können Sie auch anderen die Arbeit erleichtern. Um die Lesbarkeit Ihrer E-Mail zu verbessern, schreiben Sie mit Absätzen und Zwischenüberschriften, nutzen Sie Spiegelstriche oder arbeiten Sie mit Nummerierungen.

Benötigen Sie eine schnelle Antwort, ist es ratsam, kurze E-Mails mit nur einem Thema zu verfassen. Ihr Mailingpartner kann in der Regel auf nur eine Frage schneller antworten als auf fünf. Durch eine Betreffzeile mit klarem Hinweis auf den Inhalt kann eine E-Mail meist schneller eingeordnet, bearbeitet und dann auch beantwortet werden.

Weitere E-Mail-Adresse für Privates

Ihre Dateianhänge sollten 70 Kilobyte nicht überschreiten, ansonsten dauert es zu lange, die Datei zu öffnen und kann das Netzwerk belasten. Verschicken Sie Dateien in Standardformaten, beispielsweise im PDF-Format.

Oftmals gelangen auch E-Mails mit zweifelhaftem Inhalt, Witzen oder privaten Benachrichtigungen in das Postfach. Legen Sie sich selbst einen Verhaltenskodex auf, Kettenbriefe oder Ähnliches nicht weiterzuleiten. Viele Arbeitgeber untersagen solche E-Mails. Eine weitere E-Mail-Adresse ist ganz einfach kostenfrei anzulegen und der bessere Ort für kleine Späße oder den privaten Newsletter. Die Hauptadresse bleibt so verschont und Sie haben weniger Arbeit und mehr Durchblick.

Seite vier: Suchzeiten minimieren

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