Die Renziehausen-Kolumne: Schluss mit dem Chaos im Kalender

Foto: Marcus Renziehausen
Marcus Renziehausen, The Engineers of Finance AG

Wenn das Geschäft nicht läuft, beschweren wir uns. Und wenn es läuft, dann auch. Dass die Reaktion sowohl für Hochs als auch Tiefs kontraproduktiv ist, muss ich Ihnen nicht erzählen. Viele Berater treibt ja permanent die Frage um, wie sich neue Kunden gewinnen lassen. Oder wie sie mit dem Bestand mehr Geld verdienen. Doch manchmal drückt der Schuh auch an anderer Stelle. Die Renziehausen-Kolumne

Der Umsatz stimmt, das Geschäft ist stabil, Empfehlungsmarketing läuft – aber: Der Finanzberater fällt spät abends nur noch völlig erschöpft ins Bett. Stichwort: Hamsterrad.

Gerade Unternehmer arbeiten oft extrem viel – so viel, dass Freizeit, Energie und Motivation sich immer mehr verabschieden. Es ist ein Irrglaube, dass, wer besonders viel arbeitet, besonders viel erreicht. Im Gegenteil: Stress kommt auf, Angst vor dem nächsten Tag, erste Burnout-Symptome klopfen an. Einmal im Arbeitslabyrinth gefangen, finden viele selbst keinen Ausweg mehr. Wer will schon oder kann sich leisten, Kunden zu vertrösten oder abzustoßen?

Im Grunde kann sich das jeder leisten. Mithilfe klarer Positionierung, Strategie und guter Planung. Schließlich kann niemand 60 Stunden in der Woche effektiv arbeiten. Ausgelaugt fühlen sich Menschen dann, wenn alles ungebremst auf sie einprasselt: Freitags rufen Kunden an, das Sekretariat trägt jede Menge Follow-up-Termine ein, die Kollegin plant Quartalsgespräche und abends fordern die Kinder spontan Spielzeit. Wer sein chronisches Zeitproblem in den Griff kriegen will, muss seine Woche wieder aktiv in die Hand nehmen und vom Termin-Hetzer zum Termin-Gestalter werden.

Unter eigener Kontrolle

Wer seine Woche bewusst selbst designt, lebt entspannter und produktiver. Berater schöpfen mehr Energie, mehr Motivation und haben mehr Spaß im Job. Effiziente Unternehmer arbeiten nicht einen Termin nach dem anderen ab, so wie sie sich in den Kalender schieben. Sie arrangieren ihre Woche selbst. Und vor allem: Sie kreieren keine mittelmäßige oder gute Woche, sondern die perfekten sieben Tage ohne Kompromisse.
Manchmal haben zig Menschen Zugriff auf den Kalender eines Finanzberaters – Mitarbeiter, Kollegen, Familie.

Oft können auch Kunden ihre Wunschtermine für Gespräche oder Calls nach Belieben in einen Onlinekalender eintragen. Das ist für Interessenten natürlich extrem praktisch, in der Realität des Finanzberaters aber häufig ein wildes Durcheinander. Wer hier Chaos vermeiden will, gibt anderen niemals den Zugriff auf die ganze Woche frei, sondern immer nur auf bestimmte Slots. Ansonsten muss der Berater ausbaden, was andere für ihn geplant haben. Positiver Nebeneffekt der künstlichen Verknappung: Will ein Kunde online einen Termin eintragen, begrüßt ihn keine gähnende Leere, sondern viele ausgebuchte Tage. Das signalisiert jedem Außenstehenden: „Der ist gut beschäftigt, der muss gut sein.“

Mit attraktiven Inhalten

Eine Woche ist ideal, wenn sie alle wichtigen Termine berücksichtigt und nachhaltig aufgebaut ist, sodass ein Finanzprofi das Gerüst mehrere Wochen, Monate bis Jahre nutzen kann. Es gibt fünf Themen, die darin Platz brauchen. Diese Kategorien lassen sich am besten in folgender Reihenfolge auf die sieben Tage verteilen.

Fixtermine: Als Erstes wandert alles in den Kalender, was der Berater zeitlich nicht beeinflussen kann. Manche Unternehmer haben einen festen monatlichen Call mit Partnern, andere tauschen sich jede Woche beim Netzwerk-Treffen aus.

Pausen: Auch wenn es ungewöhnlich klingt – anschließend verankert der Berater sofort seine Pausen. An welchen Tagen nimmt er frei? Wann ist Zeit für Sport oder Familie? Ohne feste Auszeiten bleibt kein Unternehmer auf Dauer kraftvoll oder motiviert. Nur wenn Erholung fest im Stundenplan steht, wird die Woche zur nachhaltigen Blaupause.

Strategieentwicklung: Im dritten Schritt reservieren Erfolgswillige sich Slots für die Strategieplanung. Hier kümmern sie sich um alle Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind und deswegen oft unter den Tisch fallen, wie Aufstellungsarbeiten, Quartalsplanungen oder Marketing- und Vertriebsstrategien.

Produktivtermine: Erst wenn der Kalender sich schon langsam füllt, entsteht der Rahmen für Kundentermine. Darunter fällt alles, was Geld bringt: Kundenberatung, Follow-up-Gespräche, Vor- und Nachbereitung sowie die Konzepterstellung.

Administration und Verwaltung: Auch administrative Themen wie Steuern oder Datenschutz nehmen im Leben eines Unternehmers jede Menge Zeit in Anspruch. In diese fünfte Kategorie fällt somit alles, was nicht direkt mit Kunden zu tun hat, sondern der Betrieb braucht, um zu funktionieren.

Nie mehr Zeitprobleme

Damit der Kalender nicht zerfasert, empfiehlt sich für jeden Block eine Dauer von 2-4 Stunden. Dass sorgt für hohe Konzentration und Effektivität. Wer alle fünf Themen durchspielt, sitzt dann zum Beispiel Freitagmorgen in seinem wöchentlichen Jour Fixe. Montag, Mittwoch und Freitag stehen mit zwei Mittagsstunden Golf, Yoga oder Schwimmen vielleicht im Zeichen des Sports. Strategische Themen durchdenkt der Unternehmer montags und donnerstags von 9-13 Uhr, Zeit für Administration bleibt jeweils von 14-17 Uhr. Dienstag und Mittwoch gehören den Produktivterminen. Wer nachmittags Kundentermine macht, kann vormittags Gespräche vor- und nachbereiten.

Wer das umsetzt, wird merken: Eine gute Wochenplanung erzeugt einen riesigen Produktivitätsschub. So bekommen Finanzberater alles zuverlässig und dauerhaft unter einem Hut: Unternehmen, Familie, Privatleben. Sie genießen volle Kontrolle, nutzen ihre Zeit für attraktive Inhalte und folgen einem nachhaltigen Muster. Wer seine Woche aktiv gestaltet und lebt, stärkt seine Energie und ist dadurch extrem motiviert. Und das war schon immer der beste Boost für Erfolg.

Marcus Renziehausen ist Betriebswirt und Unternehmer, Autor und Speaker. Seit 2012 ist er als Vorstandsvorsitzender bei der The Engineers of Finance AG tätig.

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