Tritt ein Unfall ein, kommt es zu einer schweren Erkrankung, einem Pflegefall oder einem Wasserschaden in der Wohnung, bleibt in solchen Momenten kaum Zeit, nach wichtigen Unterlagen zu suchen. Angehörige oder bevollmächtigte Personen brauchen dann schnellen Zugriff auf Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung und weitere Dokumente. Die Experten der Arag raten deshalb zu einem Notfallordner, der alle entscheidenden Unterlagen an einem Ort bündelt. Wer eine Vorsorgevollmacht besitzt, kann sie zusätzlich beim Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer hinterlegen, damit sie im Ernstfall schnell auffindbar ist.
Warum sich ein Notfallordner auszahlt
Die meisten Menschen verteilen wichtige Unterlagen auf mehrere Orte: eine Schublade hier, ein Ordner dort, dazu Dateien auf dem Rechner oder in einer Cloud. Im Krisenfall kostet diese verstreute Ablage wertvolle Zeit. Ein sauber geführter Notfallordner schafft deshalb Abhilfe, weil alle relevanten Unterlagen gebündelt an einem Platz liegen. Zudem federt er laut Arag Risiken ab, wenn Originale etwa durch einen Brand, Hochwasser oder einen Cyberangriff verloren gehen.
Diese Dokumente gehören in den Notfallordner
Welche Unterlagen konkret in die Mappe gehören, hängt von der persönlichen Situation ab. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Kategorien, die laut Arag in keinem Notfallordner fehlen sollten:
| Kategorie | Dokumente |
|---|---|
| Vorsorge und Vollmachten | Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, Bankvollmacht, Testament |
| Persönliche Dokumente | Personalausweis, Reisepass, Geburtsurkunde, Sozialversicherungsnummer |
| Gesundheit | Krankengeschichte, Medikamentenliste, Allergien, Impfpass, Blut- oder Organspendeausweis |
| Versicherungen und Finanzen | Versicherungspolicen, Konto- und Depotübersicht, Grundbuchauszüge |
| Verträge | Mietvertrag, Leasingvertrag, Vereinsmitgliedschaften, Abonnements |
| Digitales | Zugangsdaten auf verschlüsseltem USB-Stick, Hinweise zum digitalen Nachlass |
Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung: Das Zentrale Vorsorgeregister nutzen
Die wichtigsten Unterlagen sind die Patientenverfügung, die Vorsorgevollmacht, Bankvollmachten und, falls vorhanden, ein Testament. Die Arag Experten betonen, dass bei all diesen Dokumenten die nötigen Formalitäten eingehalten werden müssen. Enthält das Formular der Vorsorgevollmacht oder der Patientenverfügung einen Formfehler, wird es im Ernstfall nicht anerkannt. Wer seine Vorsorgevollmacht beim Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer registrieren lässt, sorgt dafür, dass Ärzte und Betreuungsgerichte sie im Zweifel schnell finden. Trotzdem sollten Angehörige oder Bevollmächtigte genau wissen, an welchem Ort sich die Originalunterlagen befinden.
Gesundheitsdaten und Medikamente dokumentieren
Ein kurzzeitiger Krankenhausaufenthalt oder eine Reha können Angehörige schnell überfordern, wenn ihnen die passenden Unterlagen fehlen. In den Notfallordner gehören deshalb die eigene Krankenvorgeschichte, eine aktuelle Medikamentenliste sowie Angaben zu bekannten Allergien. Auch der Impfpass und, sofern vorhanden, ein Blutspende- oder Organspendeausweis sollten nicht fehlen. Außerdem gehören Name und Kontaktdaten des behandelnden Hausarztes hinein. Wer Haustiere hat, sollte laut Arag zusätzlich festhalten, wer sich im Ernstfall um deren Betreuung kümmert.
Versicherungen, Vermögen und Verträge im Blick behalten
Im Ernstfall geht es häufig darum, mehrere Stellen gleichzeitig zu informieren. Deshalb gehören Kopien aller Versicherungspolicen - etwa der Kranken-, Lebens- oder Rentenversicherung - in den Ordner. Ergänzend empfiehlt sich eine Übersicht über Girokonten, Sparbücher, Tagesgeldkonten, Wertpapierdepots und Schließfächer, jeweils mit Angabe der Bank und einer kontaktberechtigten Person. Immobilieneigentümer sollten laut Arag zusätzlich Kopien ihrer Grundbuchauszüge ablegen. Auch wiederkehrende Zahlungsverpflichtungen gehören in die Übersicht: Mietvertrag, Leasingraten, Vereinsbeiträge oder Abonnements. So erhalten Angehörige einen Überblick über alle laufenden finanziellen Verpflichtungen.
Digitalen Nachlass sicher regeln
Der digitale Nachlass sollte ebenfalls geregelt sein. Wichtig ist festzulegen, wem nach dem Tod der Zugang zu E-Mail-Postfächern, Cloud-Speichern oder Social-Media-Profilen zustehen soll. Zugangsdaten und Passwörter für das Online-Banking oder soziale Netzwerke sollten jedoch nicht offen im Notfallordner liegen. Die Arag rät dazu, solche Zugangsdaten gesammelt auf einem passwortgeschützten USB-Stick zu sichern und den Stick anschließend in einem versiegelten Umschlag abzuheften.
Der richtige Aufbewahrungsort für den Notfallordner
Im Ernstfall muss der Ordner sofort griffbereit sein. Ein Bankschließfach ist dafür eher ungeeignet, weil es sich nur während der Banköffnungszeiten erreichen lässt. Sinnvoller ist es, den Ordner zu Hause griffbereit zu halten. Eine Vertrauensperson sollte zusätzlich ein zweites Exemplar erhalten - oder wenigstens Abschriften der wichtigsten Unterlagen. Diese Person sollte im Notfall tatsächlich handeln können und wissen, wie sie mit den Unterlagen umgeht. Außerdem sollte sie darüber informiert sein, dass der Ordner existiert und wo er liegt. Auch wenn die Vorsorgevollmacht zusätzlich beim Zentralen Vorsorgeregister hinterlegt ist, ersetzt das laut Arag nicht den Zugriff auf die Originalunterlagen zu Hause.
Alternativ lassen sich die Unterlagen auch digital sichern - etwa als PDF-Datei, gespeichert auf einem verschlüsselten USB-Stick oder in einem Cloud-Speicher. Am sichersten ist die Kombination aus analogem und digitalem Ordner. Vom Smartphone rät die Arag als Aufbewahrungsort ab: Geht es verloren oder wird es gestohlen, gelangen sensible Daten dadurch schnell in fremde Hände.
