Wer krankgeschrieben ist, darf sich nicht allein auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verlassen. Bei einer Krankschreibung bestehen weiterhin klare Pflichten gegenüber dem Arbeitgeber. Darauf macht Tobias Klingelhöfer, Arbeitsrechtsexperte bei Arag, in einem Expertenbeitrag aufmerksam. Grundlage ist Paragraf 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes. Danach müssen Beschäftigte ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich melden – unabhängig davon, ob der behandelnde Arzt die Daten längst elektronisch an die Krankenkasse übermittelt hat.
Ob Grippe, Migräne oder Bandscheibenvorfall: Wer arbeitsunfähig ist, muss zwar nicht zur Arbeit erscheinen, bleibt aber zur Mitteilung verpflichtet. Dauert die Erkrankung länger als drei Kalendertage, ist spätestens am darauffolgenden Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung fällig. Diese Frist gilt unverändert fort. Seit dem 1. Januar 2022 übermitteln Ärzte und Krankenhäuser die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch an die Kassen. Arbeitgeber wiederum sind seit dem 1. Januar 2023 verpflichtet, diese Daten selbst abzurufen. An den Pflichten der Beschäftigten ändert das nichts.
Meldepflicht bei Krankschreibung: Was die eAU nicht ersetzt
Seit Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung müssen viele gesetzlich Versicherte dem Arbeitgeber keinen Papierschein mehr vorlegen. Die Praxis sendet die Daten direkt an die Kasse. Klingelhöfer warnt jedoch vor falschen Schlüssen: „Arbeitnehmer können also nicht einfach darauf vertrauen, dass der Arbeitgeber durch die eAU automatisch von ihrer Erkrankung erfährt.“
Zwar ruft der Arbeitgeber die eAU-Daten inzwischen selbst bei der Krankenkasse ab. Dieser Abruf setzt allerdings voraus, dass er überhaupt weiß, wonach er suchen soll. Die Pflichten bei einer Krankschreibung bleiben deshalb bestehen: Beschäftigte müssen unverzüglich mitteilen, dass und voraussichtlich wie lange sie ausfallen. Lediglich das Papierformular für die ärztliche Feststellung wird durch die eAU überflüssig – die persönliche Anzeigepflicht gemäß Paragraf 5 Absatz 1 EFZG (Entgeltfortzahlungsgesetz) bleibt davon unberührt.
Fristen im Entgeltfortzahlungsgesetz: Ab wann ein Attest Pflicht ist
Eine feste Form schreibt das Gesetz für die Krankmeldung nicht vor. Telefonisch, per E-Mail oder über einen Messenger – all das ist grundsätzlich zulässig. Voraussetzung ist allerdings, dass der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder in einem Tarifvertrag keinen anderen Meldeweg verbindlich festgelegt hat. Entscheidend bleibt, dass die Nachricht die zuständige Stelle tatsächlich erreicht.
| Situation | Pflicht der Beschäftigten | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Erste Krankmeldung | Unverzügliche Mitteilung, idealerweise vor Arbeitsbeginn | Paragraf 5 Absatz 1 EFZG |
| Ärztliches Attest | Spätestens ab dem vierten Krankheitstag vorzulegen, auf Verlangen auch früher | Paragraf 5 Absatz 1 EFZG |
| Verlängerte Arbeitsunfähigkeit | Erneute ärztliche Feststellung nötig, keine automatische Fortdauer | Paragraf 5 Absatz 1 EFZG |
| Krankheit im Ausland | Sowohl Arbeitgeber als auch gesetzliche Krankenkasse müssen unverzüglich informiert werden, einschließlich der Aufenthaltsadresse | Paragraf 5 Absatz 2 EFZG |
| Rückkehr aus dem Ausland | Erneute unverzügliche Meldung nach der Einreise | Paragraf 5 Absatz 2 EFZG |
Ein verbreiteter Irrtum betrifft die Verlängerung. Viele Beschäftigte gehen davon aus, eine erste Krankschreibung setze sich automatisch fort, solange die Beschwerden andauern. Tatsächlich braucht jede Verlängerung eine erneute ärztliche Feststellung. Ohne frisches Attest drohen deshalb Lücken bei der Entgeltfortzahlung.
Erreichbarkeit während der Krankschreibung: Diese Grenzen setzt das Bundesarbeitsgericht
Müssen Erkrankte für ihren Arbeitgeber erreichbar bleiben? „Eine generelle Pflicht, während der Arbeitsunfähigkeit ständig telefonisch oder per E-Mail erreichbar zu sein, gibt es nicht“, stellt Klingelhöfer klar. Wer krankgeschrieben ist, muss folglich weder Arbeitsleistung erbringen noch sich für dienstliche Anfragen bereithalten.
Auch eine Vorladung in den Betrieb ist nur in engen Grenzen zulässig. Das Bundesarbeitsgericht entschied am 2. November 2016 (Aktenzeichen 10 AZR 596/15), dass ein Arbeitgeber erkrankte Beschäftigte lediglich dann zu einem Personalgespräch laden darf, wenn ein dringender betrieblicher Grund vorliegt, der keinen Aufschub duldet. Im verhandelten Fall ging es um einen befristet angestellten Krankenpfleger, dessen Vertrag während der Arbeitsunfähigkeit endete. Die Abmahnung wegen seines Fernbleibens erklärten die Richter deshalb für rechtswidrig. Zugleich stellte der zehnte Senat klar, dass es keine „Teilarbeitsunfähigkeit“ gibt. Wer krankgeschrieben ist, muss sich folglich weder mit verkürzten Arbeitszeiten noch mit Teilaufgaben abfinden.
Diagnose bleibt privat
Für die Meldepflicht reicht die Information, dass und wie lange jemand ausfällt. Woran ein Beschäftigter genau erkrankt ist, muss der Arbeitgeber hingegen nicht erfahren. Auch die eAU übermittelt keine Diagnose. Sie enthält ausschließlich die Eckdaten, die für die Entgeltfortzahlung notwendig sind.
Diese Pflichten gelten bei einer Krankschreibung im Ausland
Erkrankt jemand während einer Reise im Ausland, sind laut Klingelhöfer sowohl der Arbeitgeber als auch – bei gesetzlicher Versicherung im Vergleich zur PKV – die Krankenkasse unverzüglich zu informieren. Dazu gehören die voraussichtliche Dauer und die Aufenthaltsadresse. Nach der Rückkehr ins Inland lebt die Meldepflicht erneut auf.
Urlaub und Genesung: Was die Gerichte entschieden haben
Grenzen bestehen ebenso für den Arbeitgeber. Bereits am 20. Juni 2000 entschied das Bundesarbeitsgericht (Aktenzeichen 9 AZR 405/99), dass entsprechende Vertragsklauseln unwirksam sind. Beschäftigte müssen einen bereits genehmigten Urlaub demnach nicht im Notfall abbrechen, um an den Arbeitsplatz zurückzukehren. Ein Rückruf kommt nur infrage, wenn eine zwingende betriebliche Notwendigkeit besteht und keinerlei Alternative existiert.
Vorsicht ist allerdings bei genesungswidrigem Verhalten geboten. Am 2. März 2006 billigte das Bundesarbeitsgericht (Aktenzeichen 2 AZR 53/05), dass einem Arzt fristlos gekündigt wurde. Er war trotz einer ärztlich bescheinigten Arbeitsunfähigkeit aufgrund einer Hirnhautentzündung zu einem Skiurlaub nach Zermatt gereist.
Typische Fehler bei der Krankmeldung
Aus den gesetzlichen Vorgaben ergeben sich mehrere wiederkehrende Fehlerquellen. Dazu zählt eine Meldung erst nach statt vor Arbeitsbeginn. Ebenso problematisch ist die Mitteilung an die falsche Ansprechperson, obwohl der Betrieb einen Meldeweg festgelegt hat. Häufig fehlt zudem die Angabe zur voraussichtlichen Dauer. Schließlich hält sich die Annahme hartnäckig, eine Krankschreibung verlängere sich von selbst. Auch die unaufgeforderte Nennung der Diagnose gehört zu den vermeidbaren Fehlern, denn sie ist von der Meldepflicht nicht gedeckt.
Warum die Pflichten bei einer Krankschreibung auch Berater betreffen
Melde- und Mitwirkungspflichten bei Krankschreibung betreffen längst nicht nur einzelne Beschäftigte. Personalabteilungen, auf Arbeitsrecht spezialisierte Anwälte sowie Versicherungsvermittler, die sich aktuell auch auf neue Weiterbildungsanforderungen einstellen müssen, stehen zunehmend vor ähnlichen Fällen, insbesondere wenn es um Krankentagegeld oder um Absicherungslücken bei der Existenzsicherung geht.
Aktuelle Zahlen zeigen, warum. Die Techniker Krankenkasse bezifferte in ihrem Gesundheitsreport die krankheitsbedingten Fehltage 2025 auf durchschnittlich 18,6 Kalendertage je Beschäftigtem, was einem Krankenstand von 5,4 Prozent entsprach. Für dasselbe Jahr kam die DAK-Gesundheit auf durchschnittlich 19,5 Fehltage je Beschäftigtem. Die AOK wiederum verzeichnete für 2024 einen Höchstwert von 23,9 Arbeitsunfähigkeitstagen je Mitglied bei 228 Arbeitsunfähigkeitsfällen je 100 Versicherte.
Die Datenerhebung der drei Kassen folgt unterschiedlichen Methoden und Bezugsjahren. Unmittelbar vergleichbar sind die Werte deshalb nicht. In der Tendenz weisen sie jedoch übereinstimmend auf einen hohen Krankenstand hin.
